Зачем нужна смета расходов на проведение мероприятий

Мероприятие любого формата – это возможность сплотить коллектив людей, расслабиться и добавить ярких красок в повседневность. Однако каждый ивент подразумевает значительные объемы материальных расходов. После того, как определена концепция будущего события, необходимо пройти на следующий этап – составление сметы мероприятия. Чтобы проводимое торжество не стало фатальным для финансового благополучия фирмы, следует ответственно отнестись к планированию затрат.

Когда начать составление бюджета

Смета корпоративного мероприятия должна разрабатываться заранее – как минимум за полтора месяца до самого ивента. Точный срок зависит от его масштабности. Кроме того, на сроки начала разработки сметы влияет наличие/отсутствие приглашаемых знаменитостей, планируемая степень зрелищности эвента. Если планируется небольшое торжественное событие, на составление бюджета понадобится как раз 1-1,5 месяца – этого вполне достаточно, чтобы учесть все плановые расходы. При подготовке масштабного корпоративного ивента следует начать разработку бюджета за несколько кварталов до события. Например, при организации новогодней вечеринки активные обсуждения начинаются с марта – собираются пожелания коллег, прикидывается ориентировочный бюджет. С августа приступают к углубленной проработке сметы, а уже в декабре проводится ивент.

Как составить смету мероприятия

Ивент любого формата нуждается в подробно проработанном бюджете. Сама смета расходов на проведение мероприятия составляется следующим образом:

1. Прежде всего определяются затраты на площадку для ивента. Это одна из самых «тяжеловесных» статей расходов. Отдельных расходов потребует и декорирование найденного помещения.
2. Далее продумывается меню. Бюджет на еду и напитки зависит от выбранного формата подачи: фуршет, масштабный банкет или легкий кофе-брейк. При расчете нужно опираться не на стоимость позиций из меню, а на предполагаемое количество гостей ивента.
3. Далее рассчитывается бюджет на сопровождающее техническое оснащение: свет и звук. Учитываются также затраты на перевозку оборудования.
4. После этого планируются расходы на реализацию развлекательной программы, на обслуживающий персонал и подарки.
5. Также в смете учитываются и возможные дополнительные затраты, не предусмотренные изначально.

Смета на проведение мероприятия: на чем нельзя экономить

Составляемая смета расходов на мероприятие должна быть сбалансированной и скрупулезно продуманной. Недопустимо необоснованно «урезать» одну затратную статью и увеличивать другую. При формировании бюджета нельзя экономить на трех базовых частях ивента – аренде, техническом сопровождении и еде. При арендовании площадки нужно опираться не только на ее стоимость, но и на удобство расположения, вместимость и общее удобство. Категорически недопустимо пытаться «вместить» 500 человек в помещение, рассчитанное максимум на 200-300 присутствующих. Что касается технического сопровождения, эта статья, наряду с арендой, является одной из самых объемных. Нельзя экономить на качестве звука и аудиооборудования (в том числе микрофонов). Без еды и напитков нельзя представить ни один ивент. Даже экономичному меню можно обеспечить необычную и аппетитную подачу.

На чем же экономить?

Бюджет ивента вовсе не обязательно должен быть внушительным. Даже смета на проведение массового мероприятия может быть сбалансирована и оптимизирована так, чтобы расходы были заметно минимизированы. Перечислим способы, помогающие снизить денежные расходы на организацию эвента:

1. Проведение ивента в «невостребованные» календарные дни. К примеру, ту же новогоднюю вечеринку можно провести в первые недели декабря или же после первых чисел января. Стоимость аренды в предпраздничные и праздничные дни увеличивается чуть ли не в полтора-два раза.
2. Лучше остановиться на фуршете, чем организовывать банкет. Разный формат подачи угощений позволяет сэкономить до 25-30 процентов.
3. Алкоголь выгоднее принести на мероприятие самостоятельно: достаточно уплатить пробковый сбор.
4. Обращение к профессиональному агентству. Очень часто специалисты идут на уступки и дарят клиентам скидку.

Ошибки при самостоятельной разработке бюджета

Смета массового мероприятия, разрабатываемая самостоятельно, нередко содержит фундаментальные ошибки. Самой распространенной проблемой является чрезмерный объем так называемых незначительных затрат. Это приводит к тому, что планируемый бюджет «выползает» за границы. Еще одна ошибка связана с тем, что организатор забывает учесть 3-4 % общей суммы на незапланированные траты – форс-мажорные ситуации. Также ошибкой является несбалансированность составляемой сметы. Расписать большую часть средств на знаменитостей и заказать крошечный фуршет – одна из самых худших идей для ивента. То же касается и обратной ситуации: потратить бюджет на деликатесы и экзотическую кухню, при этом не вкладываясь в развлекательную часть ивента – неоправданно и неправильно.

Сделать самому или обратиться к профессионалам?

Смета мероприятия – только лишь малая часть всего организационного процесса. Взаимодействие с непроверенными подрядчиками грозит срывом всего ивента. При обращении к event-специалистам не придется самостоятельно разрабатывать торжественную программу, производить сметные расчеты и взаимодействовать с другими компаниями. Профессиональные эвент-агентства имеют проверенную и актуальную базу подрядчиков, которые подтвердили свою надежность и добросовестность на практике. Организация маркетинговых мероприятий, доверенная профессионалам – это гарантированный успех и незабываемые впечатления. Профессионалы знают обо всех «подводных камнях» организационного процесса, умеют распознавать скрытые и необоснованные наценки. Взяв с заказчика лишь агентское вознаграждение, ивент-компании с нуля организуют самый яркий праздник.

Планируете провести потрясающее мероприятие? Расскажите нам о своей идее, написав на почту info@trendevent.ru или связавшись с нами по номеру 8 (925) 055 58 77 через один из мессенджеров: WhatsApp, Viber, Telegram.

• Частные мероприятия