Организация мероприятий под ключ в Москве

Мы учитываем и организовываем всё то, что ведет к реализации проекта.

Ведение и координация проекта

Подбор площадки

Написание и разработка концепции мероприятия

Подбор артистов и подрядчиков

Ведение графика подготовки проекта

Курирование мероприятия в день проведения

Контроль отчетных материалов в день мероприятия

И всех сопутствующих её этапов, контроль подрядчиков – декор, свет, звук и т.д

Написание сценария, режиссура и тайминг: технический и рабочий тайминг, тайминг для каждого подразделения

— для света отдельно

— Для тех директора отдельно

Соблюдение технического райдера

-подготовка гримерки

Закупка необходимых реквизитов

Встреча гостей, подрядчиков и артистов

При необходимости подбор гостиницы и заселение гостей

Встреча в отеле, организация трансфера и др.

при необходимости можем забронировать специальный трансфер, если мероприятие будет за границей

Площадка 10-15%

Питание 20-35%

Обслуживание банкета 10%

Алкоголь 5-10%

Свет и звук 10-20%

Декор 10-20%

Артисты и ведущий 15-20%

Фото и видео 5%

Административный персонал 1-2%

Райдеры 1%

Агентское вознаграждение 10%

Проведя десятки мероприятий, мы поняли, что нам не хватает своей студии флористики и производства декора.

Исходя из этого, у нас теперь есть 2 компании, которые экономят минимум 20% бюджета от сметы на декорации и цветочное оформление.

И поэтому наши проекты всегда получаются по адекватной цене, в тематике, стильные и органичные.

Плюс у нас есть склад (1500 кв.м.) готового декора, реквизитов, которые можем использовать для оптимизации цены базовых позиций.

Также есть технический директор, который подбирает аппаратуру по техническим райдерам всех артистов, которые будут присутствовать на мероприятии так, чтобы это было по оптимальной цене с сохранением планки качества.

Так как в штате есть и декоратор и тех директор – все декорации правильно подсвечены и они дополняют тематику мероприятия и режиссуру, что усиливает впечатление гостей.

Мы провели десятки мероприятий разных тематик и объёма и после каждого из них проводили аналитику огромного числа факторов, в частности анализировали структуру меню и удовлетворенность гостей. Это нужно, чтобы мы могли прогнозировать еду на мероприятии так, чтобы всем всего хватило и в остатки ушёл возможный минимум. Это позволяет сократить потери при сохранении изобилия блюд (а в смете любого мероприятия доля еды составляет 20-35% и каждый сэкономленных процент – это десятки тысяч экономии на Вашей смете).

Аренда площадки.

Зачастую ресторан с депозитной системой может оказаться выгоднее, чем аренда ресторана и отдельная оплата меню. Также если провести мероприятие в будни или в воскресенье, то аренда будет значительно дешевле, чем в пятницу-субботу.

Также если правильно подобрать площадку, можно сэкономить на свете, звуке и на декоре с сохранением эстетики.

При правильном подборе артистов и грамотном составлении их технического райдера также можно сэкономить несколько процентов объема общей сметы мероприятия.

Экономия на ресторане/еде или кейтеринге – это самый нежелательный пункт оптимизации. И, разумеется, необходимо заранее протестировать меню, чтобы всё было вкусно и гости остались довольны.

На свете и звуке тоже экономить не стоит – иначе гостям будет некомфортно, атмосфера мероприятия нарушится, кто-то направится к выходу вскоре после начала, общаться будет затруднительно и будет сложно достичь целей, поставленных Вами перед мероприятием

— на ведущем, потому что мероприятие назад не вернуть, а заказав недорогого и неопытного ведущего, есть существенный риск, что он не сможет влиться в концепцию мероприятия и воспоминания о событии не будут хорошими

— можно не брать артистов/cover группу, но ведущий должен быть хорошего уровня, с опытом проведения сотен мероприятий, чтобы он был готов к любой неожиданности и поддержал атмосферу удачной импровизацией, а не неловкой шуткой, чтобы чувствовал настроение гостей и гибко менял план, а не шёл по заранее подготовленной программе.

Нельзя экономить на безопасности при проведении мероприятия. В частности, на дежурстве врача на площадке и скорой помощи. Бывают всякие жизненные ситуации: может подняться температура/гость потерял сознание/не хватило дыхания и время, пока приедет скорая может оказаться слишком долгим.

Посмотрите на список услуг агентства и оцените сколько времени и сил Вы сэкономите. И почувствуйте, каково это просто наслаждаться ходом проекта, а не быть в напряжении и учете каждой детали и решении ежеминутных задач.

На десятках мероприятий мы отобрали ключевые kpi (HR метрики, PR и маркетинговые метрики), которые позволяют управлять достижением целей, поставленных перед мероприятием. Также, анализируя каждое проведенное мероприятие, мы понимаем связь деталей и как увеличение одного пункта сметы на 100-150.000 руб позволяет сэкономить на ансамбле других затрат 450-600.000 руб.

Глубокое знание деталей и взаимосвязей составляющих мероприятия, мониторинг динамики цен подрядчиков, наличие эксклюзивных договоренностей, скидки за объемы позволяют экономить ваш бюджет. И даже заплатив за наши услуги, вы чаще всего получаете мероприятие дешевле, чем при самостоятельно организации.

Говоря о финале подготовки мероприятия, стоит учесть ночной монтаж, на котором клиент, как правило, не присутствует. А это время, когда особенно необходим контроль за «человеческим фактором».

Мы знаем, как проверять сертификаты соответствия и протоколы испытания материалов декора, и потому у службы пожарной безопасности площадки не будет вопросов.

У нас есть десятки проверенных подрядчиков и если вдруг ночью не приехал звук/свет, то агентство может решить и в 4:00 этот вопрос, позвонив и договорившись с другим подрядчиков. Ресурс отдельного заказчика не всегда позволяет это сделать.

У каждого мероприятия есть свои цели. Мы проводим десятки мероприятий и видели, что влияет на достижение этих целей, а что не оказывает эффекта. Мы собирали эти техники и знания на своих мероприятиях, наблюдаем за эффективными решениями на мероприятиях сотен event-профессионалов России и мира. И делаем это, чтобы Ваше мероприятие стало настолько классным, насколько это вообще возможно.

Хороший ведущий — это залог удачной импровизации. Его чувство юмора и такта поможет передать концепцию мероприятия, координировать гостей. Без ведущего мероприятие может превратиться в хаотичное застолье, он чувствует зал и направляет внимание.

Он как дирижер, который управляет вниманием и эмоциями участников и связывает в единый поток части мероприятия и позволяет получить максимум удовольствия от вечера.

У каждого профессионального артиста есть свой пул требований для того, чтобы его выступление состоялось и дало максимум удовольствия зрителям. Технический райдер – необходимое техническое оборудование, а бытовой – всё, что находится в гримерной комнате и на сцене(вода, батарейки для микрофона и тд)

Ключевое – у фотографа и видеооператора есть своё качество обработки и видение процесса, и есть восприятие хорошо/плохо, стильно/нестильно, красиво/безвкусно. Для того, чтобы ваши фотографии и видео отражали вас и ваше восприятие прекрасного обязательно нужно посмотреть портфолио(на каких мероприятиях работал человек) и какая у него обработка. Также важно, чтобы фотограф и видеооператор до этого мероприятия уже работали в паре. Тк командная работа позволит, чтобы не получилось, что «на половине кадров маячит видеооператор» и наоборот

И самое главное – при выборе фотографа и видеооператора – увидеть полную серию снимков нескольких мероприятий. Потому что 2-3 удачных кадра может сделать каждый человек, а стабильно удачные серии – признак специалиста.

Для корпоративного мероприятия необходимо увидеть съемки корпоративного мероприятия, для свадебной съемки – съемки свадебных мероприятий.

Dj – это всё музыкальное сопровождение мероприятия. Он нужен всегда, на любом мероприятии. Можно отказаться от фото и видео съемки, но от dj – нет, если dj профессионал, он включит правильно подобранную музыку, которая подходит под эмоциональный настрой гостей. Если dj – сработан с ведущим, то все импровизационные моменты ведущего будут сопровождаться подготовленными эффектами от dj. Даже поздравления гостей под подложку всегда будут интереснее, чем в тишине.

Важно!

У cover группы есть конечное число сетов (3 по 30 или 2 по 45), а мероприятие длится 5-6 часов. И непонятно, что будут делать гости, пока cover группа не поёт. Для этого необходим dj, чтобы заполнять паузы