Проведение выездных мероприятий – как организовать идеальное выездное мероприятие

Фирмы, заботящиеся о собственном имидже, регулярно уделяют внимание комфорту и слаженной коммуникации в трудовом коллективе. Но нельзя просто собрать сотрудников в одном месте и надеяться, что они будут развлекаться и налаживать взаимоотношения друг с другом сами. Корпоративное мероприятие с выездом – это процесс, требующий подготовки и разработки полноценной программы по сплочению штата. Поскольку эта задача требует знаний и практических умений, назвать ее легкой нельзя. Организация проведения выездных мероприятий, по мнению большинства компаний, должна проводиться отдельными организациями – ивент-агентствами.

Цель выездных мероприятий

Главная цель, с которой планируется проведение выездных мероприятий – это сплочение рабочей группы. Не каждый коллектив может похвастаться сплоченностью и наличием корпоративных ценностей. Эта проблема особенно остро стоит в недавно реорганизованных фирмах, а также в компаниях, нанимающих на работу большое количество новых сотрудников.

Другими целями выездных ивентов являются:

1. Отдых от повседневной работы. Выезд куда-либо – отличная возможность для общения в расслабленной, неформальной атмосфере.
2. Обучение сотрудников какому-либо новому умению, обмен опытом. Занятия в нестандартных условиях более интересны и эффективны. Обучение не обязательно должно быть связано с основной деятельностью фирмы.

Участие в выездном мероприятии принимают все сотрудники фирмы. Только так можно добиться поставленных целей по их сплочению.

Где можно провести выездное мероприятие для сотрудников

Выбор места проведения выездного ивента зависит от целей его проведения. Например, если перед руководителем фирмы стоит задача сплочения сотрудников, в качестве площадки можно выбрать ресторан или банкетный зал. При выборе места очень важно учитывать его площадь. Участникам мероприятия не должно быть тесно под одной крышей.

Вип мероприятие нередко проводится в арендованном загородном коттедже. Главное – выйти за пределы офиса, в котором сотрудники находятся практически ежедневно.

Если выезд коллектива запланирован с целью отдыха, лучше всего организовать поездку на природу. Это может быть дачный поселок, поляна или любая другая пригородная зеленая зона. Для рабочих групп, в которых сотрудники пока что мало знакомы между собой, выезд на природу, наоборот, не рекомендуется.

Почему выездные корпоративные мероприятия лучше офисных

Психологи и эйчары уверены: корпоративное мероприятие, организованное и проведенное в пределах офиса – не самая лучшая идея. И дело не только в том, что подобная атмосфера может заметно поднадоесть коллективу. Во время офисного праздника обязательно найдутся те, кто на всем его протяжении просидит на рабочем месте, выполняя свои «дневные» обязанности. Кроме того, после офисной вечеринки у сотрудников сформируется неформальная ассоциация, мешающая им воспринимать это пространство серьезно.

Поэтому оптимальным вариантом становятся выездные ивенты. Как уже было замечено, выехать с сотрудниками можно на природу. Но более оригинальным решением станет поездка в другой город с организованной экскурсией. Если же запланирован экстремальный отдых, все участники обязательно проходят инструктаж по правилам поведения.

План и программа выездного мероприятия

Программа выездного ивента отражает в себе основную задумку предстоящего мероприятия. Будет лучше, если участники события заранее ознакомятся с ней – например, путем внутрикорпоративной рассылки. Это снизит показатель тревожности в коллективе, поскольку они будут знать, куда и для какой цели их куда-либо везут.

В плане выездного ивента отражаются все организационные моменты. Это и характеристика площадки проведения (ее адрес, технические параметры, удаленность от городской среды), и точные временные рамки, и вопросы питания, сбора участников, их трансфера до нужной точки.

Кроме того, в плане выездного ивента должны быть предусмотрены меры, применяемые в случае непредвиденных событий. Например, резкое изменение погоды может нарушить первоначальные планы. Поэтому организатор должен заранее придумать, как исправить форс-мажорную ситуацию.

Кейтеринг на выездных ивентах

Еда и напитки – то, без чего ни одно выездное мероприятие не может существовать в принципе. Однако готовить все самостоятельно не нужно: для этого существуют службы кейтеринга. Простыми словами, это услуга по организации и доставке питания на различные мероприятия. Она включает в себя следующие пункты:

• составление полноценного меню, предварительный расчет общей стоимости;
• дегустация приготовленных блюд заказчиком;
• привоз блюд в указанное место и в указанный промежуток времени;
• сервировка праздничных столов.

Причем такое выездное обслуживание мероприятий при необходимости может включать в себя и дополнительный сервис на территории ивента – например, работу официантов и барменов.

Также можно заказать выездной бар на мероприятие. Помимо разнообразных напитков, участников ждут и впечатляющие шоу от барменов.

Как проходит организация выездных мероприятий

Организаторы выездного ивента – те, кто работает, пока гости мероприятия отдыхают. Поэтому для профессионального проведения праздника на выезде лучше обратиться в соответствующее агентство.

Профессиональная организация частных мероприятий — это гарантия эффектного и красочного ивента. Агентство Trend Event организует выездные мероприятия Москва с нуля, контролируя каждый шаг и процесс.

В качестве дополнений к выездному мероприятию заказчики могут выбрать абсолютно все: например, обустройство фотостудии, организацию игрового квеста или, к примеру, спортивной игры. Профессионалы точно знают, как организовать выездное мероприятие на абсолютно любой площадке.

Планируете провести потрясающее мероприятие? Расскажите нам о своей идее, написав на почту info@trendevent.ru или связавшись с нами по номеру 8 (925) 055 58 77 через один из мессенджеров: WhatsApp, Viber, Telegram.

• Корпоративные мероприятия