Содержание:
Корпоративные, частные и любые другие ивенты – события, которые подразумевают комфортную и свободную коммуникацию между людьми, неформальную и ненапряженную атмосферу. Площадка под мероприятие, наряду с кейтерингом и организацией развлечений, является его «базой». Она включает в себя не только само помещение, но и окружающий декор, техническое оснащение и правильный свет. Разберемся, как подобрать пространство для ивента так, чтобы все участники события остались довольны.
Из чего состоит успешный ивент
Площадка для проведения мероприятий – всего лишь один из этапов комплексной организации ивента. Весь процесс состоит из взаимоувязанных звеньев.
Фундаментальные составляющие успешного эвента – это прежде всего четко сформулированные цели и посыл. На концепции выстраивается все дальнейшее событие. Чтобы идея превратилась в настоящий рабочий проект, она должна быть понятной.
Следующая составляющая – это ответственное планирование. Нельзя пренебрегать «бумажной» работой – составлением планов, организационных документов. Также менеджеру необходимо разработать и продумать бюджетную смету события.
Кроме того, успешный эвент немыслим без правильного распределения ответственности и обязанностей. Также перед непосредственным событием необходимо провести так называемый «тест-драйв».
Важно и обеспечить получение обратной связи от людей, приходящих на мероприятие.
Виды площадок
Площадки для массовых мероприятий могут быть самыми разными:
- Типичные (классические). Сюда относятся различные заведения общественного питания – рестораны, кафе. Кроме того, ивенты проводятся в отелях. Классические пространства позволяют проводить события, не имеющие ярко выраженных стилистических особенностей.
- Летние площадки для мероприятий. В эту категорию входят теплоходы, парковые зоны.
- Пространства для выездных эвентов. Это, например, загородные места и даже поездки за рубеж.
- Пространства для проведения тимбилдинга. Они соответствующе оборудованы и позволяют эффективно сплотить коллектив.
- Эксклюзивные места. Это редкие, «единичные» пространства, отличающиеся своей уникальностью и неповторимостью. К примеру, Останкинская башня в столице.
- Пространства для квестов и различных приключенческих игр. Часто они оформлены в виде сложных лабиринтов.
Какие существуют критерии выбора площадок
Место, доступность
Лучше всего, если выбранное место находится недалеко от самой работы. Если планируются vip мероприятия с приглашенными зарубежными гостями, лучше найти помещение около вокзалов/аэропортов.
Вместимость
Организатору следует заранее знать, сколько участников будет присутствовать на ивенте. Недопустимо вмещать 100 человек в зал, рассчитанный максимум на 70. Площадка для мероприятия на природе в этом плане почти не имеет ограничений.
Технические возможности
Качество освещения и звука, хорошая вентиляция – не менее важный критерий при поиске места.
Качество сервиса
Если в качестве площадки выбран ресторан, обслуживающий персонал должен быть вежливым и опрятным. Это касается и качества еды и напитков.
Стоимость
Хоть стоимость аренды и важна для компании, вестись на подозрительно дешевые предложения не стоит.
Когда можно бронировать площадку для мероприятий
По мнению экспертов, площадка для деловых мероприятий должна быть забронирована за полгода до самого эвента. Во-первых, это позволит занять именно то помещение, которое понравится. Во-вторых, такого срока хватит на тщательную проработку и раскрутку предстоящего ивента.
Однако при бронировании места в преддверии новогоднего торжества сроки несколько увеличиваются. Так, занять понравившуюся площадку стоит уже в мае. Только так компания сможет провести эвент в самые «золотые» дни – с 25 по 30 декабря. Найти что-либо стоящее прямо в преддверии праздника не получится – все будет забронировано другими предприятиями. Например, сейчас очень востребована лофт площадка для мероприятий.
Если ивент носит повторяющийся характер – например, это ежегодная конференция – бронировать пространство также нужно заранее. Но сроки могут быть укорочены до 4-5 месяцев до ивента.
Аренда площадки для мероприятия: самые частые ошибки
При самостоятельном поиске и аренде пространства под ивент организаторы часто совершают такие ошибки:
- Игнорирование визуальным анализом площади. Случает так, что арендодатель заявил один объем вместимости, а по факту он оказался меньше.
- Неподготовленность помещения к аварийным, чрезвычайным ситуациям.
- Логистические неточности. Например, сложности с приездом и отъездом участников с площадки, непродуманное перемещение людей внутри нее.
- Невнимательное отношение к обслуживающему персоналу. Недобросовестные подрядчики могут сорвать сроки, проигнорировать любые договоренности.
А чтобы ни одна из перечисленных ошибок не коснулась вашего ивента, организация деловых мероприятий должна быть проведена профессионалами.
Необычные пространства для ивента
Вовсе не обязательно проводить эвент в классическом ресторане или в привычной офисной обстановке.
Необычным решением для эвента могут стать парковочные места. Около крупных компаний практически всегда обустроена просторная парковка, которая к вечернему или ночному времени начинает пустовать. На ней можно разместить фудкорт, выездной кинотеатр и даже пригласить музыкантов.
Еще одни необычные площадки для мероприятий на открытом воздухе – это взлетные полосы. Это нетривиальное решение для проведения промо-акции, презентации инновационного товара. Большинство аэропортов не работает в темное время дня, поэтому можно использовать их в качестве эксклюзивной event-площадки. Заменить взлетную полосу можно и ангаром для самолетов.
Нередко ивенты проводятся в арт-студиях – например, в продвинутых художественных школах.
Планируете провести потрясающее мероприятие? Расскажите нам о своей идее, написав на почту info@trendevent.ru или связавшись с нами по номеру 8 (925) 055 58 77 через один из мессенджеров: WhatsApp, Viber, Telegram.
