Организация и проведение выставок – цели и задачи, форматы выставки, услуги по организации

На выставке, наверное, бывал каждый человек. Кто-то посещал экспозиции в краеведческом музее или местных художников, многие ходили в Эрмитаж. Как минимум, даже в школах и детских садах проводятся выставки. Но культура — это лишь одна из сфер, где проходит демонстрация чего-либо. Выставки являются важной частью маркетинговой кампании любого бизнеса. Если вас интересует организация и проведение выставок, то в агентстве Trend Event помогут разработать и осуществить проект на высшем уровне.

Что такое выставка и зачем она нужна?

Согласно официальному определению, выставка является демонстрацией достижений в разных сферах. И хотя многие сразу же представляют картинные галереи и музеи, экспонатами может быть все что угодно, начиная от роботов и заканчивая нематериальными теориями. Если речь идет о бизнесе, то обычно с помощью такого мероприятия проводится презентация нового продукта или целой компании, которая только выходит на рынок.

Проведение выставки

Цели организации выставки

Неправильно считать, что данное событие преследует только одну цель, а именно демонстрацию каких-то новинок. На самом деле, организация выставок и мероприятий состоит из нескольких задач, сюда входит:

  • знакомство с компанией;
  • продвижение услуг и товаров;
  • привлечение инвесторов;
  • поиск партнеров;
  • заключение контрактов.

По сути, происходит анализ и исследование рынка. Грамотно проведенное мероприятие поможет наладить новые связи и дать импульс к дальнейшему развитию бренда.

Основные ошибки при проведении выставок

Начинающие бизнесмены считают, что выставка состоит только из зала и экспонатов, которым нужно уделить максимум внимания. Но такое событие не привлечет достаточного внимания, даже если там презентуют какие-то революционные товары с разработками. Необходимо полное сопровождение выставок, куда входит разработка приглашений и декор помещений, развлечения для гостей и обязательно кейтеринг. Также ошибкой можно считать неправильно выбранный день и время, когда, к примеру, в городе проходит большое событие и большинство потенциальных зрителей находятся там.

В каких форматах может быть реализована выставка?

Данная категория ивента предполагает большое количество форматов, порой даже неочевидных. Вряд ли кто-то скажет, что ярмарка это вид выставки. Но так и есть, здесь демонстрируют продукцию сельского хозяйства. Поэтому организация выставок в России предполагает проведение любых мероприятий, где что-то демонстрируется и продается для зрителей/покупателей. Сегодня популярны интерактивы, показы, живые экспозиции и отчеты. Наверное, самая популярная выставка в мире — презентация iPhone.

Есть вопросы?
Поможем вам с лучшими идеями. Независимо от того, хотите ли вы устроить пикник, спортивные соревнования или творческий воркшоп, подскажем идеи, которые помогут сделать ваше мероприятие незабываемым.
Свяжитесь с нами для бесплатной консультации и получите рекомендации, соответствующие вашим потребностям и бюджету.
Заказать звонок Написать в WhatsApp

Конференции и семинары

Еще один вид не самого классического корпоративного мероприятия. Для конференций организация участия в выставке предполагает приглашение узкого круга людей. Точнее, гостей может быть и несколько сотен, но все они объединены одним видом деятельности. Обычно там обсуждают конкретную тему. Семинары нужны для подготовки, повышения квалификации, проходят в форме групповых занятий.

Выставочный стенд

Это уже классическая организация деловых выставок, где есть понятные экспонаты. Он представляет собой отдельную зону с рекламными конструкциями и товарами, которые компания презентует. Размеры стенда могут быть самые разные. Причем они являются как частью какого-то большого мероприятия с несколькими участниками, так и собственного корпоративного ивента.

Выставочные стенды на выставках

Тематические зоны

Они предполагают небольшие затраты на организацию выставки, так как полноценного оформления мероприятия не нужно. Это могут быть отдельные участки помещения, где компания размещает рекламные материалы и какие-то образцы продукции. Такие зоны больше нужны для продвижение бизнеса и являются частью масштабных событий.

Как проходит подготовка и организация выставок?

Первый шаг — определение темы, выбор места и экспонатов. Далее уже составляется детальная концепция всего мероприятия. Обычно уже на этом этапе требуется помощь в организации выставки, чтобы не сделать каких-то катастрофических ошибок. Затем открытие и проведение. Сюда входит знакомство с брендом и его продукцией, встречи руководства с партнерами и инвесторами. Для обычных зрителей проводят какие-то развлекательные паузы, есть фотозоны. На протяжении всего действа работают фуд-корты, в конце участников может ждать фуршет.

Расходы на организацию выставки

Затраты необходимо продумывать тщательно и даже организация выставки художника не терпит экономии, что уже говорить о корпоративных мероприятиях. Среди основных статей расходов:

  • аренда зала;
  • оформление экспозиций и стендов;
  • реклама события;
  • обслуживание гостей;
  • транспорт;
  • страховка.

Стоимость аренды зависит не только от размера помещения, но и от места его расположения. Так совсем разные прайсы у зала в бизнес-центре на окраине Москвы и «Крокус-Экспо».

Расходы на современную выставку

Несколько причин, почему заказать услуги по организации выставок лучше в нашей компании?

На самом деле, чтобы перечислить все причины, понадобится очень много времени. Поэтому мы назовем главные и первая — большой опыт, наше агентство реализовало множество проектов для начинающих художников и гигантов рынка. В Trend Event клиенты получают услуги по организации выставки под ключ, достаточно озвучить общую идею. Специалисты занимаются поиском помещений их оформлением, приглашением гостей, готовят рекламные материалы, позаботятся о банкете. Заказчикам нужно только прийти на мероприятие и предоставить то, что собственно презентуется.

Успех любой деятельности состоит из комплекса факторов и каждый из них имеет большое значение, а уж реклама тем более. Корпоративные мероприятия в той или иной степени, направлены на продвижение бизнеса. Поэтому грамотные руководители точно знают, что коммуникация с клиентами должна происходить по разным каналам. И если вы понимаете, что пришло время заявить о себе, то нужно просто написать в мессенджер или позвонить по телефону 8 (925) 055 58 77. В агентстве Trend Event организация и проведение выставок доступны в любом формате.

Хотите создать запоминающееся и впечатляющее событие, которое будет оставлять яркие впечатления у гостей?

Тогда мы рады предложить вам наши услуги в организации мероприятий!

Не упустите возможность создать событие, которое станет ярким воспоминанием на долгие годы. Обратитесь к нам и доверьте организацию вашего мероприятия профессиональным! Свяжитесь с нами прямо сейчас, чтобы обсудить все детали и начать работу над созданием вашего идеального мероприятия. Уверены, что с нами ваше событие станет незабываемым!

Заказать звонок Написать в WhatsApp
  • Маркетинговые мероприятия

Задайте любой вопрос нашему эксперту

Или напишите нам напрямую и мы быстро ответим:
Написать в WhatsApp

Читайте также

blog-photo
Вип вечеринки — что такое vip вечеринка, зачем она нужна
Подробнее
blog-photo
Корпоратив для сотрудников: организация, варианты проведения, стоимость корпоративов
Подробнее
blog-photo
Лайфхак: как выбрать площадку для мероприятия и не разочароваться
Подробнее
whatsapp
phone +7 (916) 137 68 69