Как организовать конференцию с помощью эвент-агентства

Деловая конференция – прекрасный способ обмена и передачи важной информации, которая касается работы компании, ее планов и стремлений. Подобный формат мероприятий, как правило, выделяется среди других своей масштабностью. На него съезжается большое количество гостей, которые в течение нескольких дней выступают, обсуждают, дискутируют и принимают различные решения. Организация деловых конференций – инструмент современного бизнеса, способный принести компании выгоду в виде новых стратегических партнеров и клиентов. А чтобы этот инструмент был действительно эффективен, подойти к организационному вопросу нужно со всей серьезностью. И огромную помощь в организации конференции окажет профессиональное ивент-агентство.

Цель и задачи конференции

Практический опыт организации конференций показывает, что одной из целей посещения мероприятия является возможность услышать и понять, как успешные богатые компании выстроили свой путь к успеху. В таких бизнес-ивентах практически всегда принимают участие известные предприниматели, которые делятся собственными знаниями и ценными советами. Еще одна цель конференции для слушателей – это самосовершенствование. Важно не только получить новые знания, но и правильно ими распорядиться.

С точки зрения самих спикеров, цели и задачи конференции выглядят иначе. Их цель – это не получать, а отдавать информацию. Среди задач же можно выделить заключение новых выгодных контрактов, продвижение собственного дела, расширение партнерских связей. Кроме того, на мероприятии можно пообщаться с прямыми конкурентами своей компании.

Как и любые другие деловые мероприятия, конференции требуют правильного подхода к организации.

Виды конференций

В зависимости от масштаба можно выделить конференции малого и среднего масштаба, а также сессии – наиболее крупные мероприятия. По географии проведения существуют события международного, государственного и локального уровня. Если говорить о направлениях бизнес-конференции, можно выделить следующие ее виды:

• маркетинговая;
• образовательная;
• сетевая;
• дилерская;
• венчурная;
• строительная конференция;
• презентация;
• научно-техническая.

По формату проведения следует выделить очные (все участники приезжают на мероприятие), заочные (участники отсылают необходимую информацию комитету, а встреча проводится без них) и онлайн-конференции (коммуникация между гостями осуществляется через интернет). Независимо от того, какой вид ивента планируется, важно знать, как организовать конференцию, какие ресурсы для этого понадобятся.

Подготовка к конференции: этапы

Первым этапом является планирование. Необходимо определить цели встречи и тех, кто будет в ней участвовать, назначить дату, найти место. Кроме того, на первом этапе составляется бюджет, оптимизируется расходная часть.

Вторым этапом станет привлечение самих участников. Делается это, например, на бартерной основе, с помощью спонсорских пакетов.

На третьем этапе организатор должен пригласить спикеров. Для этого составляется перечень тем для выступления, после чего подбираются эксперты. Следует обсудить со спикерами продолжительность выступления и его формат. Лучше всего приглашать спикеров-практиков: они сумеют раскрыть тему интересно и с наибольшей пользой.

Теоретически подготовить конференцию, казалось бы, не слишком и сложно. Когда дело переходит к практической реализации, организатор сталкивается со множеством проблем и вопросов. Именно это и является одной из причин обращения в ивент-агентство.

Где проходят конференции

Место, в котором происходит организация и проведение конференций – это конференц-зал. Он представляет собой оборудованную и технически подготовленную площадку.

Конференц-зал – это не просто комната для деловых переговоров. Он отличается от последней большой вместительностью и повышенным комфортом. Фактически, организация пресс конференции возможна в любом типе помещений, если оно соответствует следующим требованиям:

• отличная освещенность;
• оснащенность бесперебойным электропитанием;
• наличие сцены;
• возможность подключения сложного оборудования;
• большая вместимость;
• чистота;
• качественная косметическая отделка, отсутствие каких-либо серьезных дефектов.

Но одним из наиболее важных требований является высококачественная акустика. Выступающего спикера должно быть слышно четко и громко. Эхо и другие звуковые дефекты способны сильно испортить впечатление от выступления.

Среднее время конференции

Масштабные конференции могут продолжаться в течение двух-трех дней. Однако мероприятия с небольшим размахом могут завершаться и в течение суток.

В первый день мероприятия происходит регистрация прибывших участников. После этого проводится своего рода «пленарное заседание», которое положит начало всей конференции. Последующее время участники посещают разные секции и слушают доклады.

Организация конгрессов конференций предполагает и строгое определение длительности выступления. Так, среднее время, выделенное спикерам, составляет примерно 15 минут. В течение этого времени ему необходимо передать свой основной посыл залу и заинтересовать его. Как только спикер завершает доклад, участникам предоставляется от 3 до 5 минут на обсуждение.

Когда время конференции начинает подходить к концу, все прибывшие участники вновь собираются вместе для подведения окончательных итогов.

Организация конференции при помощи ивент-агентства

Чтобы эмоции от организованной конференции обсуждались еще долго, необходимо вложить в нее максимум ресурсов. Значение имеет и то, в каком направлении проводится мероприятие – по вопросам науки, образования, строительства, по маркетингу.

Услуги по организации конференций – это целый комплекс работ разной сложности. Агентство не только подбирает и оформляет зал, но и пишет программу, решает технические вопросы, обеспечивает высокий уровень комфорта для гостей корпоративной встречи.

Trend Event — московская организация проводящие конференции, способная с нуля выстроить не только эффективное корпоративное мероприятие, но и события категории vip events.

Планируете провести потрясающее мероприятие? Расскажите нам о своей идее, написав на почту info@trendevent.ru или связавшись с нами по номеру 8 (925) 055 58 77 через один из мессенджеров: WhatsApp, Viber, Telegram.

• Деловые мероприятия