Вип-клиенты – кто они такие, привилегии vip-клиентов, особенности организации праздников для випов

Присутствие vip-клиентов на мероприятии – не только преимущество для компании, но и большая ответственность. Для фирмы – это возможность повысить показатели продаж, для гостей – шанс еще больше увеличить доверие к бренду. Организация праздников и мероприятий для авторитетных клиентов – процесс с четкой и последовательной структурой, где проработке подлежит практически каждая тонкость. Существуют и свои особенности обслуживания вип гостей, которые касаются порядка встречи, организации питания и даже выбора подарков.

Кто такие vip-клиенты, привилегии вип клиентов

Клиенты с меткой «vip» — это те покупатели или потенциальные бизнес-партнеры, которые представляют для компании особую важность. Их отличает не только высокий статус в обществе, но и значительные материальные возможности. Vip клиент обладает и определенными привилегиями:

  1. Скидки, доступные только вип-заказчикам. Это скрытые акции, о проведении которых оповещаются только авторитетные клиенты.
  2. Менеджер по работе с vip клиентами постоянно находится на связи.
  3. Специально организованные дорогие мероприятия. Это закрытые ивенты, посещение которых доступно исключительно привилегированным клиентам.

Работа с вип клиентами – процесс, который должен быть отлаженным, как швейцарские часы. Несмотря на то, что они имеют завышенные ожидания и отличаются капризностью, чрезмерно заискивать перед ними также недопустимо.

Классификация вип-клиентов

По общепринятой классификации vip-клиенты делятся на две категории. Первая – это непосредственно сами покупатели с внушительными возможностями и высокими запросами. Вторая категория – это близкие люди вип-покупателей. Чаще всего к ним относятся супруги и дети. Как и сами авторитетные клиенты, они обладают значимыми материальными возможностями. Однако, в отличие от первой категории, они расстаются с деньгами гораздо легче и быстрее.

Первая категория vip-клиентов отличается требовательностью и даже некоторой придирчивостью. Поэтому цикл сделки с ними, как правило, более продолжителен.

Независимо от того, к какой категории относится vip гость, необходимо вырабатывать индивидуальный подход буквально к каждому из них. Общая особенность обеих vip-категорий – это лояльность к компании. Но при неправильном подходе ее очень легко потерять.

Как стать вип клиентом?

Получить вип статус и стать премиальным клиентом для компании не так просто. Чаще всего ими являются крупнейшие корпорации с огромной выручкой и внушительным масштабом деятельности. Одним словом, это влиятельные и богатые покупатели. Понять, что вы стали вип-клиентом для компании, можно по нескольким признакам:

  • предложение специальных индивидуальных скидок, уникальных акций;
  • максимально обходительное отношение, уступки;
  • учет всех пожеланий и запросов.

Отдельно стоит выделить приглашение на закрытые эвент мероприятия. Подобные ивенты организуются специально для авторитетных гостей, поэтому получение предложения о посещении – знак того, что компания рассматривает вас как важного и уважаемого партнера.

Работа с вип клиентами Trend Event

Чем можно заинтересовать клиентов, имеющих статус vip гостя?

Безусловно, обслуживание вип гостей и попытки их заинтересовать – задача не из простых, поскольку их требовательность порой не знает предела. Поэтому привлечь их можно эксклюзивными предложениями, недоступными для других покупателей:

  1. Расширенная доставка. Так, можно заинтересовать вип-заказчика доставкой товара в абсолютно любое место, включая частные сектора, закрытые промышленные зоны и т. п.
  2. Закрытые встречи вип гостей.
  3. Ускоренное гарантийное обслуживание. Если в общем случае гарантийная проверка товара происходит в течение двух недель, для вип-клиентов лучше уменьшить этот срок до 1-2 дней.
  4. Сопровождение вип клиентов на всем протяжении цикла сделки.

Есть еще одно правило, которое следует соблюдать при работе с авторитетными клиентами. Так, всегда нужно помнить о том, что вы продаете не товар, а его ценность. Другими словами, вы «закрываете» боль вип-гостя, покрываете его острую потребность.

Какими должны быть подарки вип клиентам

Организация обслуживания vip гостей на мероприятиях включает в себя выбор подарков. Правильный выбор презентов – это также и способ позиционирования фирмы. На выбор подарка влияет несколько факторов, в частности – причина проведения мероприятия. Это может быть vip-вечеринка на Новый год или организация специальных мероприятий. Есть несколько советов по выбору идеальных презентов для vip-гостей:

  1. Баланс пользы и креатива. Не следует вручать vip-клиенту канцелярские принадлежности или кружки. Необходимо выбирать оригинальный презент.
  2. Очень популярен такой вариант как «каталог приключений» — набор экстремальных, ярких развлечений (например, учебный прыжок с парашютом или трофи-рейд).
  3. Натуральные материалы. Среди них – настоящее дерево, кожа, камень и другие.

Беспроигрышный вариант – элитный алкоголь. Однако при выборе бутылки стоит взять в учет культурные и национальные тонкости.

Особенности организации мероприятий для вип-гостей

Вип-вечеринка – шикарное и масштабное событие. Однако «изнутри» организация вип мероприятий — это сложный, досконально проработанный процесс.

Среди особенностей организации vip-ивентов стоит выделить прежде всего обязательную рассылку именных приглашений. Особое значение имеет и подбор места проведения. Вип мероприятия в Москве могут проводиться на какой-либо исторической площадке или во дворце, элитном ресторане. Что касается организации банкета, необходима закупка исключительно дорогого алкоголя. Меню на мероприятии также должно быть изысканным. Еще одной особенностью являются сопутствующие услуги вип клиентам, быстрое решение текущих вопросов, возникающих в ходе мероприятия.

Лучше всего заказать профессиональные услуги по организации мероприятий для «випов», поскольку этот процесс имеет множество тонкостей. Как мы уже разобрались, огромное значение имеет и качество обслуживания. Профессиональные агентства занимаются подбором опытного обслуживающего персонала, нанимают известных ведущих и артистов.

Новогодний тимбилдинг: корпоратив с коллегами, идеи и сценарии веселого праздника

Новогодние праздники – тот долгожданный период, в который можно сполна расслабиться и забыть о повседневной рутине. В жизни компании это время также имеет особое значение, ведь Новый год – это отличный повод устроить корпоративный тимбилдинг. Сплоченность команды – важнейший фактор, от которого зависит качество всей фирмы в целом. Мероприятия по сплочению – это комплекс «упражнений» по совместному времяпрепровождению, который позволяет оптимизировать атмосферу в рабочем коллективе. Но организация тимбилдинга на корпоративе должна быть осуществлена на высшем уровне – только так можно добиться желаемого результата. Важно не только продумать интересный новогодний сценарий, но и вовлечь в событие каждого сотрудника.

Тимбилдинг: что это и зачем нужно

Тимбилдинг – это целый комплекс специальных действий, позволяющий «сконструировать» команду. Другими словами, это мероприятия, обучающие всех членов рабочего коллектива слаженно взаимодействовать и, главное, доверять друг другу. Кроме того, командопостроение направлено на обучение сотрудников бесконфликтному разрешению проблем, появляющихся на рабочем месте.

Грамотная и продуманная организация тимбилдинга принесет компании нужные плоды. И тогда трудовой коллектив станет главной движущей силой в развитии фирмы.

Преимуществом корпоративного тимбилдинга является неограниченность в выборе формата. Его можно провести в виде игры, квеста и даже в виде психологического тренинга. Популярным форматом являются и состязания спортивного характера: например, между разными отделами компании, женской и мужской ее половиной.

Почему новогодний тимбилдинг – самый эффективный

Не секрет, что на эффективность командопостроения влияет и выбор времени для его проведения. Например, организовывать активное командное событие в напряженное для компании время не всегда целесообразно. Очень важно, чтобы на таком мероприятии присутствовали абсолютно все сотрудники.

Корпоративный тимбилдинг на Новый год – это огромный набор возможностей. Прежде всего потому, что именно в этот период люди расслабляются и гораздо меньше думают о насущных рабочих делах. Находясь в предвкушении праздника, сотрудники больше времени готовы посвятить общению между собой.

Новогоднее командообразование – это лучшее решение и для компаний, которые начали расширение. Растущему рабочему коллективу это поможет узнать друг о друге больше, а новым сотрудникам – скорее влиться в команду. А поскольку происходить это будет в новогодней, радостной атмосфере, эффективность тимбилдинга только возрастет.

Новогодний тимбилдинг корпоратив

Ключевые тренды в организации новогоднего тимбилдинга

На сегодняшний день организация новогоднего мероприятия по командообразованию проводится в соответствии с новыми тенденциями, а именно:

  1. Упор на диджитал. Участники торжественной шоу-программы хотят не просто слышать музыку – им нужна интерактивность и зрелищность. Именно поэтому современные вечеринки немыслимы без технологий: в частности, очень популярны такие вещи как маппинг шоу, виртуальная реальность.
  2. Следование принципу «кулуарности». Так, широкомасштабные мероприятия с тысячей гостей уже не актуальны. Современные руководители стремятся организовывать тимбилдинги для каждого подразделения по-отдельности.
  3. Соблюдение единой тематики и стиля. Одним словом, у каждого мероприятия есть своя концепция.
  4. Обращение к профессиональному агентству. Сегодня компании не возлагают обязанности по подготовке праздника на своих сотрудников. Они предпочитают обращаться в event-агентства – в том числе и к нам.

Новогодний тимбилдинг сценарий

Чтобы новогодний тимбилдинг корпоратив выполнял свою главную цель – внутрикомандное сплочение – весь сценарий должен быть заранее продуман и прописан.

Творческий тимбилдинг

В этом случае сценарий программы должен включать в себя творческие конкурсы: например, совместное рисование новогодней картины.

Квест в офисе

При совместном прохождении новогоднего квеста, да еще и в стенах привычного офиса, всем коллегам будет гораздо проще расслабиться.

Танцевальный тимбилдинг

Такой формат новогоднего тимбилдинга только набирает популярность, однако групповые танцы – действительно зажигательное действие.

Интеллектуальный тимбилдинг

Новогодняя викторина, игра в гигантские шахматы, конкурсы на логику – отличный способ поразмять мозги вместе с командой.

Барабанный тимбилдинг

В этом случае коллегам предлагается создать новогодний «оркестр»: разумеется, под руководством профессионала.

Деловая игра

Это может быть как новогодняя «мафия», так и различные деловые игры для проверки уровня коммуникации между коллегами.

Идеи новогоднего тимбилдинга

Тимбилдинг на Новый год идеи в первую очередь опираются на выбор площадки для ивента. Например, в ресторане или кафе одни идеи реализовать труднее, другие – проще.

Зажигательные идеи по командопостроению можно реализовать даже в офисе. Казалось бы, место, которое сотрудники посещают практически ежедневно, сложно назвать идеальным местом для новогоднего тимбилдинга. Однако это не так! В офисных условиях можно реализовать множество праздничных идей, включая игровые квесты, викторины и деловые игры, тематические вечеринки.

Более эксклюзивные мероприятия – это vip events. Такие события предполагают нечто более грандиозное, например, новогодний тимбилдинг в формате классического бала. При этом организаторы нередко арендуют роскошные дворцовые залы.

Как у нас заказать новогодний тимбилдинг

Организация корпоративных мероприятий — то, чем с огромным энтузиазмом и интересом занимается наше агентство. Организация тимбилдинга в Москве через агентство Trend Event – это гарантированно яркие впечатления и самые теплые воспоминания. Мы с нуля выстроим программу мероприятия, досконально продумаем каждый конкурс и задание. На всех этапах организации мы согласуем решения с заказчиком, поскольку комфорт клиента для нас всегда находится в приоритете.

Вип вечеринки — что такое vip вечеринка, зачем она нужна

Вип-мероприятие – это идеальная возможность для коммуникации со значимыми для компании персонами. В ходе ивента можно наладить контакт с потенциальными бизнес-партнерами, договориться о выгодных условиях сотрудничества. Дорогая вечеринка с точки зрения организации представляет собой слаженный и последовательный процесс. Это решение не только организационных, но и финансовых, технических, логистических и иных вопросов. При этом важно учесть условия и пожелания каждого вип-гостя, поскольку их комфорт находится в приоритете.

Что значит вип вечеринка

Любые вип-вечеринки – это частные мероприятия закрытого формата. Главной особенностью, отличающей такой ивент от других, является строго ограниченный круг гостей. Посетить праздник вип можно только с помощью приглашений, которые заранее рассылаются нужным людям.

Поскольку вип-вечеринка – это дорогостоящий, элитный ивент, большое внимание уделяется площадке ее проведения. Подобные закрытые мероприятия практически всегда проводятся в оригинальных, экстравагантных местах. Площадка – это фундаментальная составляющая вип-вечеринки, которая является частью всей тематической концепции.

Кроме того, вип-вечеринка предполагает и первоклассное обслуживание. На таких мероприятиях присутствуют профессиональные официанты, бармены и артисты. Особое внимание уделяется и кухне, качеству подаваемых блюд.

Цель вип вечеринок

Одна из основных задач, ради которой осуществляется организация вип встречи – это создание уникальной, неповторимой атмосферы. Каждый гость здесь – особенный, что и следует подчеркнуть всевозможными способами. К другим целям и задачам дорогостоящих ивентов относятся:

  1. Выстраивание бизнес-отношений в неформальной обстановке.
  2. Максимальное расслабление и отдых.
  3. Создание тех впечатлений, которые превратятся в яркие и теплые воспоминания. Для этого на вип-ивенты практически всегда приглашаются профессиональные шоумены, которые проводят зажигательные и энергичные программы.

Стоит заметить, что в вип-формате проводятся не только корпоративные бизнес-мероприятия, но и, к примеру, свадебные церемонии, какие-либо значимые праздники, юбилеи. Как правило, дорогостоящие мероприятия организуют, если стандартного застолья не хватает.

Как выстраивается работа с вип клиентами

Первое, с чего следует начать взаимодействие со значимыми персонами – это вип приглашение на мероприятие. Вип-персоны практически ежемесячно получают огромное количество предложений, поэтому важно заинтересовать, заинтриговать их. Выделиться среди остальных конкурентов – сложная, но реальная задача.

Еще один момент, который нужно учесть – это само качество вип вечеринки. Поскольку значимые персоны уже посещали множество необычных и элитных мероприятий, их запросы будут крайне высокими. Вип-гости достаточно капризны: они буквально требуют внимания к своей персоне и не терпят каких-либо организационных заминок.

Следующий важнейший момент – это еда и напитки. В случае с вип-гостями экономить на этом просто недопустимо. Предлагаемые блюда должны быть не только вкусными, но и изысканно сервированными. Подаваемые напитки также должны быть качественными.

Идеи для вип-мероприятий

Следующие несколько идей могут стать настоящим вдохновением для организации дорогостоящей вечеринки:

  1. Мероприятие на частном острове, на берегу моря. Можно предложить вип-гостям полноценный вечерний круиз на лайнере. Однако о таком мероприятии следует распространять информацию заблаговременно.
  2. Вип вечеринки в формате шоу талантов. При этом участниками этого шоу будут сами гости: им следует заранее придумать и подготовить небольшой номер. Например, выступление в стиле «стенд-ап» или исполнение песни.
  3. Мероприятие, в ходе которых будет происходить вручение премий. Премия может представлять собой денежный приз или какое-либо выгодное предложение. Подобные события создают необходимый интерес и интригу среди гостей.
  4. Новогодний вип ивент можно провести в формате костюмированной вечеринки. Например, в стиле гангстерского Чикаго или, к примеру, венецианского карнавала.
Вип вечеринки в Москве Trend Event

Почему вип мероприятия приобретают популярность?

Возрастающая популярность вип-вечеринок связана с тем, что это событие – возможность погрузиться в совершенно новую, необычную атмосферу и на время уйти от повседневных дел. Это не просто застолье в небольшом кафе или чаепитие в привычных офисных стенах. Вип vip мероприятие представляет собой грандиозный праздник, который на долгие годы останется в памяти.

Стоит отметить и тот факт, что популярность вип-мероприятий обусловлена и тем, что именно в таких условиях можно напрямую пообщаться с важными и авторитетными бизнес-персонами.

Кроме того, закрытые мероприятия – это прекрасный тимбилдинг. Вход по приглашениям позволит всем гостям прочувствовать атмосферу единства, ощутить себя «на одной волне» с другими участниками.

Особо популярными стали вечеринки в формате вип Новый год. Новогодние праздники – одни из самых запоминающихся событий. Причем мероприятие может проводиться поэтапно, в течение нескольких дней.

Как организовать vip мероприятия

Несомненно, дорогие мероприятия должны быть организованы на профессиональном уровне. И вот почему:

  1. Профессиональное ивент-агентство имеет налаженные связи с большим количеством известных артистов, музыкантов и ведущих.
  2. Вся работа по организации встречи, поиску и декорированию площадки, техническому обустройству ложится на ивент-менеджеров. Кроме того, специалисты самостоятельно разрабатывают полный сценарий шоу-программы, учитывая малейшие пожелания заказчика.

Кроме того, доверие профессионалам снижает вероятность организационных ошибок до нуля. Каждый этап вип мероприятия в Москве будет отработан в правильное время: никаких заминок или накладок. В учет берутся и всевозможные форс-мажорные ситуации: например, поломка техники, опоздание какого-либо гостя. Еще одним преимуществом заказать вип у профессионального агентства является максимальная экономия как средств, так и времени.

Корпоратив на Новый год для взрослых — где лучше провести, как креативно отметить праздник

Подготовка к масштабным празднествам всегда начинается заранее – особенно если речь идет о Новом годе. При этом новогодние ивенты не должны быть «обязаловкой»: очень важно превратить это событие в по-настоящему яркий и искренний праздник. Поднять бокал шампанского для галочки недостаточно: такие мероприятия направлены не столько на отдых и расслабление, сколько на сплочение коллектива. А где организовать корпоратив на Новый год 2023 и как сделать это максимально креативно – разберемся прямо сейчас.

Где корпоратив на Новый год провести с коллегами

Как и любые другие грандиозные корпоративные мероприятия, новогодние ивенты не рекомендуется проводить в привычных офисных условиях. Провести корпоратив для сотрудников Новый год можно на следующих площадках:

  1. Кафе либо ресторан. Если коллектив компании маленький, подойдет небольшая, но атмосферная кафешка. Для более крупных рабочих команд, соответственно, подходит ресторан побольше или целый банкетный зал. Популярным решением стало проведение ивента в ресторанах с оригинальной национальной кухней.
  2. Тематическое заведение. При большом бюджете на ивент это может быть арендованный исторический объект или просторный концертный зал. Нередко новогодние вечеринки проводят в старинных замках и даже поместьях.

Прикольный Новый год корпоратив можно провести даже в ночном клубе: в таких местах очень часто устраивают тематические вечеринки. Нередко в клубе выступают и приглашенные знаменитости.

Идеи для корпоратива на Новый год

Зажигательный взрослый корпоратив на Новый год немыслим без конкурсов. Безусловно, организовать вкусное застолье с большим меню – очень важная часть ивента. Однако, помимо угощений на празднике, должна быть и развлекательная часть.

Отличной идеей может стать творческий корпоратив. Одной из последних тенденций стало рисование вином, причем лучше всего сделать это коллективно и создать единый большой шедевр.

Беспроигрышным вариантом станет костюмированный новогодний ивент. Главное – подобрать интересную общую идею. В частности, очень популярны вечеринки в стиле «девяностых», «шестидесятых». Можно организовать и традиционную игру в «Крокодила» и «Угадай мелодию».

Другие интересные конкурсы для корпоратива на Новый год – это организация детективной игры (например, необходимо собрать улики и раскрыть «убийство» одного из коллег), посещение квест-комнаты или конкурсы на спортивную тему.

Корпоративное поздравление с Новым годом: что это и как организовать

Предновогодние приготовления также включают в себя и поздравление коллег. Сделать это можно не только с помощью подписанных открыток, но и посредством электронной рассылки. Важно, чтобы отправленные поздравления не были «сухими» и формальными. Стоит добавить в них немного душевности и тепла. В дополнение или вместо письменных поздравлений можно выбрать и другие форматы корпоративных поздравлений:

  1. Новогодняя лотерея. Вместо того, чтобы дарить каждому коллеге или партнеру одинаковый презент, лучше устроить настоящую беспроигрышную лотерею. Следует закупить набор разнообразных сувениров: тематических фигурок, календариков, блокнотов, ручек и т.д. Шуточная новогодняя лотерея может проводиться с помощью бочонков от лото.
  2. Новогодние предсказания. Например, можно купить вкусные конфеты и завернуть их с обертки с предсказанием. Каждый коллега, зачитав его, получит подарок.
Взрослый корпоратив на Новый год Trend Event

Что одеть на корпоратив

При выборе наряда на новогодний корпоратив следует придерживаться двух простых рекомендаций. Во-первых, стоит соблюдать тематику ивента. К примеру, для костюмированной вечеринки не подойдет классическое платье или костюм. Во-вторых, необходимо учесть и выбранное место для проведения вечеринки. Если это изысканный и дорогой ресторан, следует надеть соответствующий праздничный наряд. А вот для загородных новогодних ивентов нужна более удобная и теплая одежда и обувь. Что касается оттенков и цвета новогодних нарядов, их выбор практически не имеет строгих ограничений.

Женщинам на новогодний ивент можно надеть платье: как средней, так и большой длины. Популярны и современные брючные костюмы свободного кроя. Можно остановиться и на более универсальном варианте – брюки и блуза.

Мужчинам можно надеть либо классический смокинг, либо, если вечеринка неформальная, элегантный джемпер и джинсы темного цвета.

Что должен содержать сценарий корпоратива на Новый год

Стоит сразу оговориться, что организация корпоративного Нового года – это сложный и многокомпонентный процесс. И первым делом необходимо разработать и продумать полноценный сценарий вечеринки. Даже непринужденные и неформальные ивенты требуют наличия определенной программы. Это не позволит пустить мероприятие на самотек.

Так, программа корпоратива на Новый год может состоять всего лишь из нескольких пунктов. Однако сценарий обязательно должен включать в себя время начала и окончания каждого этапа ивента (время приезда всех гостей, время начала застолья и развлекательной программы и т. д.).

Профессиональный сценарий всегда расписан подробно: в нем подробно излагаются детали каждого этапа. Например, большое внимание уделяется даже играющей на вечеринке музыке.

Празднование Нового года: доверяем корпоратив профессионалам

Большинство современных компаний точно знает: проведение корпоратива на Новый год лучше всего доверить профессиональным ивент-агентствам.

Профессиональная организация новогоднего ивента с коллегами – это зажигательная шоу-программа, которая не оставит равнодушным ни одного гостя. Каждое развлечение и конкурс продумываются до мелочей. Корпоратив в Москве на Новый год, устроенный профессионалами, предполагает и грандиозный фуршет.

Новогодние vip events могут включать в себя музыкальное выступление известных групп и исполнителей, обслуживание гостей мероприятия на высшем уровне.

Проведение выездных мероприятий – как организовать идеальное выездное мероприятие

Фирмы, заботящиеся о собственном имидже, регулярно уделяют внимание комфорту и слаженной коммуникации в трудовом коллективе. Но нельзя просто собрать сотрудников в одном месте и надеяться, что они будут развлекаться и налаживать взаимоотношения друг с другом сами. Корпоративное мероприятие с выездом – это процесс, требующий подготовки и разработки полноценной программы по сплочению штата. Поскольку эта задача требует знаний и практических умений, назвать ее легкой нельзя. Организация проведения выездных мероприятий, по мнению большинства компаний, должна проводиться отдельными организациями – ивент-агентствами.

Цель выездных мероприятий

Главная цель, с которой планируется проведение выездных мероприятий – это сплочение рабочей группы. Не каждый коллектив может похвастаться сплоченностью и наличием корпоративных ценностей. Эта проблема особенно остро стоит в недавно реорганизованных фирмах, а также в компаниях, нанимающих на работу большое количество новых сотрудников.

Другими целями выездных ивентов являются:

  1. Отдых от повседневной работы. Выезд куда-либо – отличная возможность для общения в расслабленной, неформальной атмосфере.
  2. Обучение сотрудников какому-либо новому умению, обмен опытом. Занятия в нестандартных условиях более интересны и эффективны. Обучение не обязательно должно быть связано с основной деятельностью фирмы.

Участие в выездном мероприятии принимают все сотрудники фирмы. Только так можно добиться поставленных целей по их сплочению.

Где можно провести выездное мероприятие для сотрудников

Выбор места проведения выездного ивента зависит от целей его проведения. Например, если перед руководителем фирмы стоит задача сплочения сотрудников, в качестве площадки можно выбрать ресторан или банкетный зал. При выборе места очень важно учитывать его площадь. Участникам мероприятия не должно быть тесно под одной крышей.

Вип мероприятие нередко проводится в арендованном загородном коттедже. Главное – выйти за пределы офиса, в котором сотрудники находятся практически ежедневно.

Если выезд коллектива запланирован с целью отдыха, лучше всего организовать поездку на природу. Это может быть дачный поселок, поляна или любая другая пригородная зеленая зона. Для рабочих групп, в которых сотрудники пока что мало знакомы между собой, выезд на природу, наоборот, не рекомендуется.

Почему выездные корпоративные мероприятия лучше офисных

Психологи и эйчары уверены: корпоративное мероприятие, организованное и проведенное в пределах офиса – не самая лучшая идея. И дело не только в том, что подобная атмосфера может заметно поднадоесть коллективу. Во время офисного праздника обязательно найдутся те, кто на всем его протяжении просидит на рабочем месте, выполняя свои «дневные» обязанности. Кроме того, после офисной вечеринки у сотрудников сформируется неформальная ассоциация, мешающая им воспринимать это пространство серьезно.

Поэтому оптимальным вариантом становятся выездные ивенты. Как уже было замечено, выехать с сотрудниками можно на природу. Но более оригинальным решением станет поездка в другой город с организованной экскурсией. Если же запланирован экстремальный отдых, все участники обязательно проходят инструктаж по правилам поведения.

План и программа выездного мероприятия

Программа выездного ивента отражает в себе основную задумку предстоящего мероприятия. Будет лучше, если участники события заранее ознакомятся с ней – например, путем внутрикорпоративной рассылки. Это снизит показатель тревожности в коллективе, поскольку они будут знать, куда и для какой цели их куда-либо везут.

В плане выездного ивента отражаются все организационные моменты. Это и характеристика площадки проведения (ее адрес, технические параметры, удаленность от городской среды), и точные временные рамки, и вопросы питания, сбора участников, их трансфера до нужной точки.

Проведение выездных мероприятий Trend Event

Кроме того, в плане выездного ивента должны быть предусмотрены меры, применяемые в случае непредвиденных событий. Например, резкое изменение погоды может нарушить первоначальные планы. Поэтому организатор должен заранее придумать, как исправить форс-мажорную ситуацию.

Кейтеринг на выездных ивентах

Еда и напитки – то, без чего ни одно выездное мероприятие не может существовать в принципе. Однако готовить все самостоятельно не нужно: для этого существуют службы кейтеринга. Простыми словами, это услуга по организации и доставке питания на различные мероприятия. Она включает в себя следующие пункты:

  • составление полноценного меню, предварительный расчет общей стоимости;
  • дегустация приготовленных блюд заказчиком;
  • привоз блюд в указанное место и в указанный промежуток времени;
  • сервировка праздничных столов.

Причем такое выездное обслуживание мероприятий при необходимости может включать в себя и дополнительный сервис на территории ивента – например, работу официантов и барменов.

Также можно заказать выездной бар на мероприятие. Помимо разнообразных напитков, участников ждут и впечатляющие шоу от барменов.

Как проходит организация выездных мероприятий

Организаторы выездного ивента – те, кто работает, пока гости мероприятия отдыхают. Поэтому для профессионального проведения праздника на выезде лучше обратиться в соответствующее агентство.

Профессиональная организация частных мероприятий — это гарантия эффектного и красочного ивента. Агентство Trend Event организует выездные мероприятия Москва с нуля, контролируя каждый шаг и процесс.

В качестве дополнений к выездному мероприятию заказчики могут выбрать абсолютно все: например, обустройство фотостудии, организацию игрового квеста или, к примеру, спортивной игры. Профессионалы точно знают, как организовать выездное мероприятие на абсолютно любой площадке.

Event маркетинг – цели, задачи, виды и инструменты ивент marketing

Мероприятия, организуемые в рамках ивент-маркетинга, преследуют одну основную цель – продвижение. Продвигать можно не только какой-либо продукт, но и всю компанию в целом. Событийный маркетинг работает через эмоции, добиваясь привязанности клиентов и помогая фирме сформировать базу постоянных покупателей. Это, в свою очередь, обеспечит стабильно высокую доходность в будущем. Но для достижения впечатляющих результатов необходимо организовать мероприятие правильно.

Виды event маркетинга

Всю сферу событийного маркетинга можно разделить на три крупных направления:

  1. Корпоративный ивент-маркетинг. Задачей таких мероприятий становится улучшение имиджа компании как работодателя. Став более привлекательным участником рынка труда, фирма сможет увеличить эффективность своей работы. К корпоративным ивентам относятся внутрифирменные юбилеи и вечеринки, празднования значимых для фирмы дат.
  2. Торговый (партнерский) ивент-маркетинг. Трейд-ивенты представляют собой партнерские, дилерские или клиентские мероприятия. Это всевозможные конференции и сессии, саммиты и семинары. Как правило, такой формат ивент-маркетинга завязан на конкретном продукте либо на основном направлении деятельности фирмы.
  3. Специальные мероприятия. В эту категорию входят рекламные, концертные и развлекательные события. Подобные vip услуги лучше заказывать в профессиональных агентствах.

Особенности событийного маркетинга

Event маркетинг сущность и особенности организации представляют для организатора особый интерес. Самое первое требование, которое предъявляют событийные маркетинговые мероприятия – это правильный выбор темы. Целевая аудитория фирмы должна быть максимально заинтересована в проводимом событии. Условно говоря, на мероприятии, посвященном бытовой технике, продать что-либо иное не получится.

Еще одной особенностью ивент-маркетинга является ориентация исключительно на продвижение. В ходе проведения таких событий нередко организуются прямые продажи, демонстрируются преимущества продвигаемого продукта.

Среди других особенностей событийных мероприятий находится комбинация деловых и развлекательных элементов, следование единому тематическому стилю.

Инструменты ивент маркетинга

Ключевым инструментом ивент-маркетинга являются именно тематические мероприятия. Технологии event маркетинга обширны и ограничиваются лишь фантазией самого организатора. Среди оригинальных инструментов находятся следующие:

  1. Провокация, «шоковое» продвижение. Это нестандартные способы рекламы, которые удивляют, интригуют и шокируют аудиторию.
  2. Игры. Наиболее распространены лотереи и розыгрыши ценных для аудитории призов. Преимущество инструмента в том, что его можно использовать для широчайшего круга лиц.
  3. Фестиваль для аудитории. Он может быть музыкальным, гастрономическим и спортивным. В любом случае подобное мероприятие должно отличаться красочностью. На фестивалях именно аудитория становится главной «движущей силой» мероприятия.

Примеры событийного маркетинга

Для каждой сферы деятельности можно привести свои event маркетинг примеры. Например, в отрасли туризма наиболее ярким примером событийного маркетинга станет город Будапешт. На его территории круглый год проводится множество фестивалей. Среди наиболее ярких – «Сигет», который продолжается в течение целой недели.

Еще одним интересным примером станут конкурсы от всемирно известной фирмы «Procter&Gamble». Например, в 2017 году компания устраивала конкурсное соревнование для молодых бизнес-лидеров.

Не менее ярким примером ивент-маркетинга стал розыгрыш билета на самый популярный в мире чемпионат – FIFA. Помимо билета победитель получал возможность находиться около футбольного судьи на поле. Для участия в этом розыгрыше было достаточно приобрести баночку Coca-Cola в особом дизайнерском оформлении и сделать с ней оригинальную фотографию.

Event маркетинг мероприятий Trend Event

Event маркетинг: преимущества для компании

Если ивент-маркетинг организован правильно, он принесет фирме серьезные выгоды. Среди них:

  1. «Долгоиграющий» эффект. Взрывной анонс зарождает среди аудитории интригу, которая постепенно нарастает. А после самого мероприятия люди продолжат говорить о нем, выкладывать в сеть фото и видео, писать отзывы.
  2. Повышение конкурентоспособности, формирование лояльного отношения потребителей к конкретному продукту и бренду в целом.
  3. Снижение будущих расходов на продвижение.
  4. Увеличение имеющейся клиентской базы.

Самой главной выгодой для фирмы, проводящей событийные маркетинговые мероприятия, является потенциальная прибыль. Ивент формирует у аудитории эмоциональную привязку к бренду. У людей возникают стойкие положительные ассоциации с продукцией фирмы, что, соответственно, способствует увеличению продаж.

Как организовать мероприятия event маркетинга

Поскольку ивент-маркетинг направлен на знакомство аудитории с брендом, на продвижение той или иной продукции, мероприятие должно проходить в максимально комфортной для потребителя обстановке. Чем эффектнее и ярче пройдет событие, тем большее распространение товар получит среди потенциальных покупателей.

Если планируется самостоятельная организация подобного мероприятия, необходимо собрать несколько стоящих идей. Для этого лучше всего посетить ивент какой-либо компании в качестве зрителя – например, event маркетинг в ресторане. Следует оценить качество организации эвента, разглядеть нюансы и тонкости мероприятия, взять на заметку те или иные задумки.

Но мероприятия событийного маркетинга – это не только «внешняя» красочная оболочка. Их фундаментальную основу составляет доскональная техническая, организационная, логистическая подготовка. Это и грамотный тайм-менеджмент, и обеспечение бесперебойности шоу-программы, и контроль работы технического оборудования. Именно поэтому организация корпоративных мероприятий в 90 % случаев возлагается на профессиональные ивент-агентства.

Лайфхак: как выбрать площадку для мероприятия и не разочароваться

Корпоративные, частные и любые другие ивенты – события, которые подразумевают комфортную и свободную коммуникацию между людьми, неформальную и ненапряженную атмосферу. Площадка под мероприятие, наряду с кейтерингом и организацией развлечений, является его «базой». Она включает в себя не только само помещение, но и окружающий декор, техническое оснащение и правильный свет. Разберемся, как подобрать пространство для ивента так, чтобы все участники события остались довольны.

Из чего состоит успешный ивент

Площадка для проведения мероприятий – всего лишь один из этапов комплексной организации ивента. Весь процесс состоит из взаимоувязанных звеньев.

Фундаментальные составляющие успешного эвента – это прежде всего четко сформулированные цели и посыл. На концепции выстраивается все дальнейшее событие. Чтобы идея превратилась в настоящий рабочий проект, она должна быть понятной.

Следующая составляющая – это ответственное планирование. Нельзя пренебрегать «бумажной» работой – составлением планов, организационных документов. Также менеджеру необходимо разработать и продумать бюджетную смету события.

Кроме того, успешный эвент немыслим без правильного распределения ответственности и обязанностей. Также перед непосредственным событием необходимо провести так называемый «тест-драйв».

Важно и обеспечить получение обратной связи от людей, приходящих на мероприятие.

Виды площадок

Площадки для массовых мероприятий могут быть самыми разными:

  1. Типичные (классические). Сюда относятся различные заведения общественного питания – рестораны, кафе. Кроме того, ивенты проводятся в отелях. Классические пространства позволяют проводить события, не имеющие ярко выраженных стилистических особенностей.
  2. Летние площадки для мероприятий. В эту категорию входят теплоходы, парковые зоны.
  3. Пространства для выездных эвентов. Это, например, загородные места и даже поездки за рубеж.
  4. Пространства для проведения тимбилдинга. Они соответствующе оборудованы и позволяют эффективно сплотить коллектив.
  5. Эксклюзивные места. Это редкие, «единичные» пространства, отличающиеся своей уникальностью и неповторимостью. К примеру, Останкинская башня в столице.
  6. Пространства для квестов и различных приключенческих игр. Часто они оформлены в виде сложных лабиринтов.

Какие существуют критерии выбора площадок

Место, доступность

Лучше всего, если выбранное место находится недалеко от самой работы. Если планируются vip мероприятия с приглашенными зарубежными гостями, лучше найти помещение около вокзалов/аэропортов.

Вместимость

Организатору следует заранее знать, сколько участников будет присутствовать на ивенте. Недопустимо вмещать 100 человек в зал, рассчитанный максимум на 70. Площадка для мероприятия на природе в этом плане почти не имеет ограничений.

Технические возможности

Качество освещения и звука, хорошая вентиляция – не менее важный критерий при поиске места.

Качество сервиса

Если в качестве площадки выбран ресторан, обслуживающий персонал должен быть вежливым и опрятным. Это касается и качества еды и напитков.

Стоимость

Хоть стоимость аренды и важна для компании, вестись на подозрительно дешевые предложения не стоит.

Площадка для проведения мероприятий Trend Event

Когда можно бронировать площадку для мероприятий

По мнению экспертов, площадка для деловых мероприятий должна быть забронирована за полгода до самого эвента. Во-первых, это позволит занять именно то помещение, которое понравится. Во-вторых, такого срока хватит на тщательную проработку и раскрутку предстоящего ивента.

Однако при бронировании места в преддверии новогоднего торжества сроки несколько увеличиваются. Так, занять понравившуюся площадку стоит уже в мае. Только так компания сможет провести эвент в самые «золотые» дни – с 25 по 30 декабря. Найти что-либо стоящее прямо в преддверии праздника не получится – все будет забронировано другими предприятиями. Например, сейчас очень востребована лофт площадка для мероприятий.

Если ивент носит повторяющийся характер – например, это ежегодная конференция – бронировать пространство также нужно заранее. Но сроки могут быть укорочены до 4-5 месяцев до ивента.

Аренда площадки для мероприятия: самые частые ошибки

При самостоятельном поиске и аренде пространства под ивент организаторы часто совершают такие ошибки:

  1. Игнорирование визуальным анализом площади. Случает так, что арендодатель заявил один объем вместимости, а по факту он оказался меньше.
  2. Неподготовленность помещения к аварийным, чрезвычайным ситуациям.
  3. Логистические неточности. Например, сложности с приездом и отъездом участников с площадки, непродуманное перемещение людей внутри нее.
  4. Невнимательное отношение к обслуживающему персоналу. Недобросовестные подрядчики могут сорвать сроки, проигнорировать любые договоренности.

А чтобы ни одна из перечисленных ошибок не коснулась вашего ивента, организация деловых мероприятий должна быть проведена профессионалами.

Необычные пространства для ивента

Вовсе не обязательно проводить эвент в классическом ресторане или в привычной офисной обстановке.

Необычным решением для эвента могут стать парковочные места. Около крупных компаний практически всегда обустроена просторная парковка, которая к вечернему или ночному времени начинает пустовать. На ней можно разместить фудкорт, выездной кинотеатр и даже пригласить музыкантов.

Еще одни необычные площадки для мероприятий на открытом воздухе – это взлетные полосы. Это нетривиальное решение для проведения промо-акции, презентации инновационного товара. Большинство аэропортов не работает в темное время дня, поэтому можно использовать их в качестве эксклюзивной event-площадки. Заменить взлетную полосу можно и ангаром для самолетов.

Нередко ивенты проводятся в арт-студиях – например, в продвинутых художественных школах.

Кто такой event-менеджер: его обязанности и навыки

Организация деловых эвентов, бизнес-семинаров и разнообразных тематических вечеринок – «тяжеловесная» расходная статья в любом бюджете. Отказываться от проведения подобных мероприятий тоже не выйдет, поскольку они – неотъемлемая движущая сила общего развития бизнеса. То, как прошел ивент, влияет и на репутацию компании, а в редких случаях даже решает его дальнейшую судьбу. Всеми организационными задачами занимается особый специалист – event-менеджер.

Эвент менеджер: где учиться

Несмотря на то, что сама профессия эвент-менеджера достаточно популярна, современные вузы не имеют профильной образовательной программы в этом направлении. Поэтому те, кому привлекательна профессия event менеджер, обучаются на близких специальностях – «менеджмент», «реклама и PR». Однако ивент-агентом сможет стать и психолог, и декоратор, и даже педагог. Главное – иметь огромное желание.

Однако обучение на эвент менеджера вовсе необязательно проходить сразу после школы. Существует множество онлайн-курсов, с помощью которых можно освоить специальность в любом возрасте и в любое удобное время. Например, подобные курсы предлагают известные образовательные площадки «Skillbox» и «GeekBrains». Существуют и более узконаправленные площадки для обучения – например, «Event University», «Ивентология».

Какие предметы нужно сдавать на эвент менеджера

Частый вопрос среди выпускников школ — как стать ивент менеджером? Сколько классов нужно учиться, какие предметы сдавать в качестве экзаменационных? Разберемся по порядку.

Прежде всего будущий эвент менеджер должен окончить одиннадцать школьных классов, чтобы после этого поступить в вуз. Точный перечень предметов, которые необходимо сдавать, зависит от конкретной специальности и правил самого учреждения. Однако в общем случае выпускнику необходимо пройти следующие экзамены:

  • русский язык;
  • литература;
  • история;
  • иностранный язык (в большинстве случаев – именно английский);
  • обществознание.

Целесообразно выбирать одинаковые для сдачи предметы и для ОГЭ, и для ЕГЭ. Также, зависимо от правил вуза, может потребоваться прохождение внутренних экзаменационных заданий.

Event менеджер: обязанности в профессии

Специалисты по организации ивентов нужны не только в event-агентствах, но и в компаниях по консалтингу, по организации выставочных и досуговых событий. Также event менеджер нередко входит в штат крупнейших фирм с мощной корпоративной культурой.

В общем случае должностные инструкции ивент менеджера предусматривают его главную функцию – планирование и создание ивентов с нуля. Также обязанности ивент менеджера включают:

  • формулировку и проработку концепции всего эвента;
  • написание программы, сценария;
  • подготовку и дальнейшую презентацию всех идей заказчику;
  • формирование сметы ивента, оптимизацию бюджета;
  • переговоры и найм подрядчиков (ведущего, декоратора, флориста и т. д.), а также мониторинг их работы;
  • написание уникальных текстовых мероприятий в проводимом эвенте;
  • координацию всего события: контроль исправности оборудования, работы зон, оперативное решение возникающих организационных проблем.

Плюсы и минусы профессии

Очевидными плюсами профессии эвент-менеджера является ее высочайшая востребованность, возможность обрести полезные и выгодные знакомства. Кроме того, работа достойно оплачивается и идеально подходит для людей-экстравертов, которые обожают коммуникации и вечеринки.

Сама профессия ивент менеджер требует от кандидата высокой стрессоустойчивости. Это крайне напряженная и ненормированная в плане графика работа – это и есть первые минусы специальности.

Еще одним минусом является так называемая мультизадачность. На одного ивент-менеджера возложены сразу и маркетинговые, и рекламные, и логистические задачи. Специалист также распоряжается бюджетом, отвечает за грамотное распределение средств. Кроме того, эвент-агенту иногда приходится начинать все заново, например, в случае, если заказчика не устроил сценарий.

Event менеджер

Как найти event-менеджера в компанию

Организация и проведение мероприятий — задача, посильная исключительно профессионалу. Однако все без исключения компании заинтересованы в квалифицированном штате. Поэтому найденный эвент-специалист должен соответствовать ряду требований.

Найти грамотного и образованного эвент-специалиста можно через разнообразные каналы:

  • посредством поисковой рекламы, социальных сетей;
  • через сайты по поиску места работы, интернет-доски объявлений;
  • на бирже фрилансеров.

Компании можно пойти и другим путем – разместить объявление о поисках эвент-агента самостоятельно. Множество онлайн-площадок предоставляют такую удобную возможность для работодателей.

Перед наймом эвент-менеджера следует узнать о его умениях, опыте. Необходимые event менеджер навыки – творческое и свободное мышление, многозадачность, смекалка, грамотная речь и способность логически мыслить.

Зарплата event-менеджера

Заработная плата такого специалиста как event-менеджер зависит от занимаемой им ступени. Их всего три – начальная ступень (стажер/помощник), агент среднего звена (эвент-менеджер) и специалист руководящего звена (эвент-директор). Вместе с развитием своих навыков, регулярным пополнением портфолио будет расти и заработная плата.

Также размер вознаграждения зависит от места работы – в небольших и средних городах он колеблется от 20 до 80 тысяч рублей. В крупных городах он составит в три-четыре раза выше – от 100 до 300 тысяч ежемесячно. Например, в Москве высококлассный ивент-агент может зарабатывать от 150 тысяч рублей, тогда как в провинциях – не более 60 тысяч.

Стажеры и ассистенты также получают меньше, чем сами эвент-менеджеры. Их зарплата составит ориентировочно от 35 до 50 тысяч рублей. Однако повыситься в должности при упорном труде можно всего лишь за год и даже меньше.

Тимбилдинг — как повысить мотивацию своих сотрудников и сплотить коллектив

Выстраивание и налаживание коммуникации внутри рабочего коллектива – это фундамент продуктивного функционирования всей компании. Важен внутренний настрой каждого из сотрудников, поскольку от этого зависит его работоспособность и желание трудиться в целом. Поэтому в современных компаниях и проводится тимбилдинг – комплекс уникальных мероприятий по оптимизации рабочей атмосферы.

Что такое тимбилдинг

Тимбилдинг представляет собой сбалансированный комплекс мероприятий, целью которых является «строительство» команды.

Изначально тимбилдинг для сотрудников организовывался в формате бизнес-тренинга, однако сейчас это направление стало заметно шире. На сегодняшний день предусмотрены и иные виды выстраивания командного духа:

  1. Упражнения творческого характера. Они основываются на выражении каждым участником собственной креативности, творческих навыков.
  2. Психологические упражнения. Это возможность понять, как мыслят сотрудники, каковы их социальные ориентиры.
  3. Игровые или приключенческие квесты.
  4. Спортивные состязания. Они могут проводиться как внутри одного отделения компании, так и между обособленными ее подразделениями.

Многие компании останавливаются и на нестандартных способах сплочения, организуя экзотические и масштабные мероприятия.

Когда компании нужен тимбилдинг

Понять, что рабочему коллективу необходимо «подтянуть» свои навыки коммуникации и сильнее сплотиться, поможет один из трех признаков.

Во-первых, тимбилдинг просто необходим для предприятий, который стали стремительно расширяться. Это всегда сопровождается увеличением рабочего штата. Причем появление новых людей происходит быстро, что провоцирует напряженность и конфликты со старыми работниками.

Во-вторых, ивенты по командопостроению необходимы в обратной ситуации: при упадке компании или стойком экономическом застое. В этот период сотрудники попросту не знают, если у фирмы хоть какие-то перспективы. Тимбилдинг же поможет им вернуть прежний боевой настрой.

И, в-третьих, тимбилдинг проводят при присутствии тех или иных внутренних проблем фирмы. Например, произошло внезапное сокращение объемов реализации или возник нерегулируемый конфликт между обособленными отделениями.

Цели командообразования

Корпоративный тимбилдинг – это целая концепция, которая преследует огромный список целей:

  • создание позитивного контакта между подчиненными (независимо от того, какую должность они занимают);
  • формирование внутреннего ощущения единства;
  • обучение рабочего штата продуктивному взаимодействию друг с другом;
  • определение новых неформальных лидеров;
  • обеспечение разгрузки подчиненных – как психологической, так и физической;
  • уменьшение напряженности среди сотрудников, решение существующих конфликтных вопросов;
  • борьба с текучестью кадров путем формирования у подчиненных ощущения верности и преданности своему делу;
  • помощь новым сотрудникам «вливаться» в пока еще малознакомый коллектив.

При организации подобного ивента необходимо осознавать, что оно способно и стать причиной развития новых конфликтов. Поэтому разрабатывать мероприятия по строительству команды следует осторожно.

Где провести тимбилдинг

Площадка для тимбилдинга – один из первых организационных вопросов. В зависимости от формата проводимого корпоративного ивента, организовать событие можно на открытом либо закрытом пространстве.

В качестве открытых площадок могут выступить природные ландшафты – например, лесная полянка, парковая зона или футбольное поле. Тимбилдинг на природе – одно из наиболее востребованных решений. Очень популярным местом являются веревочные парки – сотрудники смогут совместно пройти по канатным конструкциям, помогая и страхуя друг друга.

Закрытыми площадками станут рестораны и караоке-бары. Не запрещено провести ивент даже в офисе – главное, чтобы участники чувствовали себя свободно. Не менее интересным решением станет организация ивента по командопостроению на теплоходе. Оно может сопровождаться последующим отдыхом на природе или пикником.

Тимбилдинг для сотрудников Trend Event

Варианты тимбилдинга

Среди красочных вариантов проведения ивента по командообразованию можно выделить такие форматы:

  1. Тимбилдинг квест. Это мероприятие, выстроенное по типу приключенческой игры. Участники должны совместно пережить какую-либо интересную историю, решать загадки и раскрывать тайны.
  2. Барабанный тренинг. Это весьма интересный музыкальный ивент.
  3. Съемка кинофильма. Отличная идея для ивентов развлекательного формата. Это по-настоящему командная работа: одни пишут сценарий, другие мастерят декор, ведут саму видеосъемку и т. д.
  4. Творческое задание. Рассадить подчиненных за столы и дать им задание что-либо смастерить – это не совсем правильное командообразование. Необходимо объединить усилия воедино: например, дать сотрудникам задание по написанию одной большой художественной картины. И тогда каждый участник будет отвечать за тот или иной фрагмент изображения.

Организация тимбилдинга через event-агентство

Создать по-настоящему креативную и увлекательную программу ивента – сложная и скрупулезная задача. Если упустить малейшую деталь при организации корпоратива, все командообразующее мероприятие может превратиться в самый настоящий хаос. А уж о сплочении и повышении боевого духа в такой ситуации можно даже не думать.

То, как провести тимбилдинг в Москве на высочайшем уровне и объединить множество людей, знают профессиональные event-агентства. Организация корпоративных мероприятий — именно то, что стоит доверить профессионалам. Специалисты под ключ разработают эксклюзивный сценарий по тимбилдингу, включат в программу интересные задания, привлекут к работе отобранных и проверенных подрядчиков.

Ивент агентство — чем занимается, как выбрать лучшую компанию

Организация мероприятия любого формата требует полной отдачи. Большинство современных предприятий возлагает эту задачу на специализированные фирмы: это сохраняет время и позволяет рационально израсходовать бюджет. Решаясь доверить организацию корпоративного публичного события агентству, нужно грамотно отобрать event-компанию для сотрудничества. Разберемся, по каким критериям оценивать экспертов и как с первых минут общения понять, что перед нами действительно профессионалы.

Семь критериев профессионального event-агентства

Профессиональное ивент агентство event должно соответствовать следующим критериям:

  1. Внушительный практический опыт. Необходимо узнать, сколько проектов разработало агентство, насколько успешно они прошли.
  2. Положительная репутация на event-рынке.
  3. Высокий уровень коммуникации. Тактичность, оперативность и инициативность – важнейшие части сервиса.
  4. Разработка event-проектов с нуля. Избавление заказчика от любых лишних хлопот – и есть цель обращения к сторонней компании.
  5. Гибкая политика ценообразования.
  6. Автономность. Важно знать, какой перечень услуг агентство оказывает без сторонних подрядчиков. Чем больше квалифицированных работников в штате event-провайдера, тем меньше вероятность возникновения «форс-мажора».
  7. Наличие собственных активов. Стоит обратить внимание на то, есть ли у выбранного агентства какие-либо ресурсы: например, свой личный автопарк или площадка по производству декора.

Эвент агентство: какой вид выбрать

Чтобы выбрать наиболее подходящее бизнес ивент агентство, нужно учесть и тип компании. Он должен соответствовать концепции планируемого мероприятия. Существует три формы event-компаний.

Первая – это крупные компании. Логично, что подобный вариант более подходит масштабным предприятиям. В крупных эвент-агентствах процесс организации событий построен на принципе «конструктора». Заказчику предлагается каталог готовых решений, из которых и собирается финальное мероприятие.

Вторая категория – это небольшие агентства. Подобные эвент-фирмы больше «заточены» под уникальные проекты. Здесь заказчик сможет предлагать свои задумки, непосредственно участвовать в создании проекта и мониторить этот процесс.

И третья категория – это узконаправленные event-провайдеры. Они ориентируются на проведении тренингов и командообразовании.

Как изучить репутацию компании

Каждое современное ивент агентство праздников и корпоративных событий имеет собственный интернет-сайт, а также странички в соцсетях. Именно эта информация поможет изучить и оценить репутацию выбранной компании.

Первым делом следует просмотреть портфолио агентства. Идеально, если на сайте представлен подробный фотоотчет, описание проектов и краткая справка о целях ивента.

Следующее, что нужно изучить – это отзывы. Конечно, сегодня положительный комментарий можно купить за деньги. Поэтому учитывать стоит только те благодарности, которые представлены в формате писем и сопровождаются печатью.

Также оценить репутацию можно исходя из информации о партнерах event-фирмы. Сотрудничество с крупными брендами повышает уровень компании в глазах заказчиков. Если же крупные клиенты избегают выбранного агентства, значит, оно имеет какие-либо весомые недостатки.

Ивент агентство Москва Trend Event

Оцениваем агентство по качеству общения

Прежде чем окончательно соглашаться на услуги ивент агентства, стоит оценить и качество общения с потенциальным клиентом. Сначала заказчик предоставляет компании бриф – своеобразную инструкцию к планируемому ивенту. Получив ответ, следует обратить внимание на:

  1. Скорость получения ответа. Профессионалы отвечают в самые ближайшие сроки с момента получения заявки.
  2. Компетентность. Когда специалист четко знает, что нужно делать для достижения вашей цели – это видно сразу.
  3. Реакция на неудобные или очевидные вопросы. Агрессия, хамство недопустимы.
  4. Умение слышать. Среди эвент-компаний нередко можно встретить «звезд», не желающих учитывать потребности заказчика, «формалистов», выполняющих задачу по стандартной заезженной схеме. Подобные экземпляры следует сразу отсеивать.
  5. Клиентоориентированность. Как правило, уже с первых минут общения становится интуитивно понятно, с кем сотрудничать комфортнее всего.

Почему нельзя выбирать самое дешевое предложение

Конечно, каждой компании хочется максимально сэкономить на проведении ивента и при этом сделать все на «высшем уровне». Однако есть как минимум две причины, по которым не стоит вестись на самое бюджетное предложение от event-компании.

Первая причина связана с тем, что низкая агентская комиссия характерна для «новичков» на рынке ивент-услуг. Они еще не наработали достаточного практического багажа и могут допустить серьезную организационную оплошность. Если планируется масштабное и крайне серьезное мероприятие, следует предварительно оценить целесообразность сотрудничества с начинающими организаторами.

Вторая причина – это формализованный подход или безответственное отношение к реализации эвент-проекта. Существуют агентства, делающие все «в последний момент», что крайне негативно сказывается на конечном исходе.

Как найти event-провайдера в Москве

Конкуренция на московском event-рынке неимоверно высока. Отобрать действительно стоящее ивент агентство Москва может быть непросто.

Профессиональная организация и проведение мероприятий — главное направление работы агентства Trend Event. Это одна из самых перспективных и проверенных эвент-компаний, работавшая с крупнейшими российскими брендами. Агентство разрабатывает и проводит ивенты любого формата под ключ, включая корпоративные, деловые и выездные мероприятия.

Организовать эвент Москва через агентство Trend Event – это лучшее на сегодняшний день решение. Соблюдение дедлайнов, полная прозрачность работы, постоплата и документальное оформление сделки – лишь малая часть преимуществ сотрудничества.

Зачем нужна смета расходов на проведение мероприятий

Мероприятие любого формата – это возможность сплотить коллектив людей, расслабиться и добавить ярких красок в повседневность. Однако каждый ивент подразумевает значительные объемы материальных расходов. После того, как определена концепция будущего события, необходимо пройти на следующий этап – составление сметы мероприятия. Чтобы проводимое торжество не стало фатальным для финансового благополучия фирмы, следует ответственно отнестись к планированию затрат.

Когда начать составление бюджета

Смета корпоративного мероприятия должна разрабатываться заранее – как минимум за полтора месяца до самого ивента. Точный срок зависит от его масштабности. Кроме того, на сроки начала разработки сметы влияет наличие/отсутствие приглашаемых знаменитостей, планируемая степень зрелищности эвента. Если планируется небольшое торжественное событие, на составление бюджета понадобится как раз 1-1,5 месяца – этого вполне достаточно, чтобы учесть все плановые расходы. При подготовке масштабного корпоративного ивента следует начать разработку бюджета за несколько кварталов до события. Например, при организации новогодней вечеринки активные обсуждения начинаются с марта – собираются пожелания коллег, прикидывается ориентировочный бюджет. С августа приступают к углубленной проработке сметы, а уже в декабре проводится ивент.

Как составить смету мероприятия

Ивент любого формата нуждается в подробно проработанном бюджете. Сама смета расходов на проведение мероприятия составляется следующим образом:

  1. Прежде всего определяются затраты на площадку для ивента. Это одна из самых «тяжеловесных» статей расходов. Отдельных расходов потребует и декорирование найденного помещения.
  2. Далее продумывается меню. Бюджет на еду и напитки зависит от выбранного формата подачи: фуршет, масштабный банкет или легкий кофе-брейк. При расчете нужно опираться не на стоимость позиций из меню, а на предполагаемое количество гостей ивента.
  3. Далее рассчитывается бюджет на сопровождающее техническое оснащение: свет и звук. Учитываются также затраты на перевозку оборудования.
  4. После этого планируются расходы на реализацию развлекательной программы, на обслуживающий персонал и подарки.
  5. Также в смете учитываются и возможные дополнительные затраты, не предусмотренные изначально.

Смета на проведение мероприятия: на чем нельзя экономить

Составляемая смета расходов на мероприятие должна быть сбалансированной и скрупулезно продуманной. Недопустимо необоснованно «урезать» одну затратную статью и увеличивать другую. При формировании бюджета нельзя экономить на трех базовых частях ивента – аренде, техническом сопровождении и еде. При арендовании площадки нужно опираться не только на ее стоимость, но и на удобство расположения, вместимость и общее удобство. Категорически недопустимо пытаться «вместить» 500 человек в помещение, рассчитанное максимум на 200-300 присутствующих. Что касается технического сопровождения, эта статья, наряду с арендой, является одной из самых объемных. Нельзя экономить на качестве звука и аудиооборудования (в том числе микрофонов). Без еды и напитков нельзя представить ни один ивент. Даже экономичному меню можно обеспечить необычную и аппетитную подачу.

Смета на проведение мероприятия Trend Event

На чем же экономить?

Бюджет ивента вовсе не обязательно должен быть внушительным. Даже смета на проведение массового мероприятия может быть сбалансирована и оптимизирована так, чтобы расходы были заметно минимизированы. Перечислим способы, помогающие снизить денежные расходы на организацию эвента:

  1. Проведение ивента в «невостребованные» календарные дни. К примеру, ту же новогоднюю вечеринку можно провести в первые недели декабря или же после первых чисел января. Стоимость аренды в предпраздничные и праздничные дни увеличивается чуть ли не в полтора-два раза.
  2. Лучше остановиться на фуршете, чем организовывать банкет. Разный формат подачи угощений позволяет сэкономить до 25-30 процентов.
  3. Алкоголь выгоднее принести на мероприятие самостоятельно: достаточно уплатить пробковый сбор.
  4. Обращение к профессиональному агентству. Очень часто специалисты идут на уступки и дарят клиентам скидку.

Ошибки при самостоятельной разработке бюджета

Смета массового мероприятия, разрабатываемая самостоятельно, нередко содержит фундаментальные ошибки. Самой распространенной проблемой является чрезмерный объем так называемых незначительных затрат. Это приводит к тому, что планируемый бюджет «выползает» за границы. Еще одна ошибка связана с тем, что организатор забывает учесть 3-4 % общей суммы на незапланированные траты – форс-мажорные ситуации. Также ошибкой является несбалансированность составляемой сметы. Расписать большую часть средств на знаменитостей и заказать крошечный фуршет – одна из самых худших идей для ивента. То же касается и обратной ситуации: потратить бюджет на деликатесы и экзотическую кухню, при этом не вкладываясь в развлекательную часть ивента – неоправданно и неправильно.

Сделать самому или обратиться к профессионалам?

Смета мероприятия – только лишь малая часть всего организационного процесса. Взаимодействие с непроверенными подрядчиками грозит срывом всего ивента. При обращении к event-специалистам не придется самостоятельно разрабатывать торжественную программу, производить сметные расчеты и взаимодействовать с другими компаниями. Профессиональные эвент-агентства имеют проверенную и актуальную базу подрядчиков, которые подтвердили свою надежность и добросовестность на практике. Организация маркетинговых мероприятий, доверенная профессионалам – это гарантированный успех и незабываемые впечатления. Профессионалы знают обо всех «подводных камнях» организационного процесса, умеют распознавать скрытые и необоснованные наценки. Взяв с заказчика лишь агентское вознаграждение, ивент-компании с нуля организуют самый яркий праздник.

whatsapp
phone +7 (925) 055 58 77