Лайфхак: как выбрать площадку для мероприятия и не разочароваться

Корпоративные, частные и любые другие ивенты – события, которые подразумевают комфортную и свободную коммуникацию между людьми, неформальную и ненапряженную атмосферу. Площадка под мероприятие, наряду с кейтерингом и организацией развлечений, является его «базой». Она включает в себя не только само помещение, но и окружающий декор, техническое оснащение и правильный свет. Разберемся, как подобрать пространство для ивента так, чтобы все участники события остались довольны.

Из чего состоит успешный ивент

Площадка для проведения мероприятий – всего лишь один из этапов комплексной организации ивента. Весь процесс состоит из взаимоувязанных звеньев.

Фундаментальные составляющие успешного эвента – это прежде всего четко сформулированные цели и посыл. На концепции выстраивается все дальнейшее событие. Чтобы идея превратилась в настоящий рабочий проект, она должна быть понятной.

Следующая составляющая – это ответственное планирование. Нельзя пренебрегать «бумажной» работой – составлением планов, организационных документов. Также менеджеру необходимо разработать и продумать бюджетную смету события.

Кроме того, успешный эвент немыслим без правильного распределения ответственности и обязанностей. Также перед непосредственным событием необходимо провести так называемый «тест-драйв».

Важно и обеспечить получение обратной связи от людей, приходящих на мероприятие.

Виды площадок

Площадки для массовых мероприятий могут быть самыми разными:

  1. Типичные (классические). Сюда относятся различные заведения общественного питания – рестораны, кафе. Кроме того, ивенты проводятся в отелях. Классические пространства позволяют проводить события, не имеющие ярко выраженных стилистических особенностей.
  2. Летние площадки для мероприятий. В эту категорию входят теплоходы, парковые зоны.
  3. Пространства для выездных эвентов. Это, например, загородные места и даже поездки за рубеж.
  4. Пространства для проведения тимбилдинга. Они соответствующе оборудованы и позволяют эффективно сплотить коллектив.
  5. Эксклюзивные места. Это редкие, «единичные» пространства, отличающиеся своей уникальностью и неповторимостью. К примеру, Останкинская башня в столице.
  6. Пространства для квестов и различных приключенческих игр. Часто они оформлены в виде сложных лабиринтов.

Какие существуют критерии выбора площадок

Место, доступность

Лучше всего, если выбранное место находится недалеко от самой работы. Если планируются vip мероприятия с приглашенными зарубежными гостями, лучше найти помещение около вокзалов/аэропортов.

Вместимость

Организатору следует заранее знать, сколько участников будет присутствовать на ивенте. Недопустимо вмещать 100 человек в зал, рассчитанный максимум на 70. Площадка для мероприятия на природе в этом плане почти не имеет ограничений.

Технические возможности

Качество освещения и звука, хорошая вентиляция – не менее важный критерий при поиске места.

Качество сервиса

Если в качестве площадки выбран ресторан, обслуживающий персонал должен быть вежливым и опрятным. Это касается и качества еды и напитков.

Стоимость

Хоть стоимость аренды и важна для компании, вестись на подозрительно дешевые предложения не стоит.

Площадка для проведения мероприятий Trend Event

Когда можно бронировать площадку для мероприятий

По мнению экспертов, площадка для деловых мероприятий должна быть забронирована за полгода до самого эвента. Во-первых, это позволит занять именно то помещение, которое понравится. Во-вторых, такого срока хватит на тщательную проработку и раскрутку предстоящего ивента.

Однако при бронировании места в преддверии новогоднего торжества сроки несколько увеличиваются. Так, занять понравившуюся площадку стоит уже в мае. Только так компания сможет провести эвент в самые «золотые» дни – с 25 по 30 декабря. Найти что-либо стоящее прямо в преддверии праздника не получится – все будет забронировано другими предприятиями. Например, сейчас очень востребована лофт площадка для мероприятий.

Если ивент носит повторяющийся характер – например, это ежегодная конференция – бронировать пространство также нужно заранее. Но сроки могут быть укорочены до 4-5 месяцев до ивента.

Аренда площадки для мероприятия: самые частые ошибки

При самостоятельном поиске и аренде пространства под ивент организаторы часто совершают такие ошибки:

  1. Игнорирование визуальным анализом площади. Случает так, что арендодатель заявил один объем вместимости, а по факту он оказался меньше.
  2. Неподготовленность помещения к аварийным, чрезвычайным ситуациям.
  3. Логистические неточности. Например, сложности с приездом и отъездом участников с площадки, непродуманное перемещение людей внутри нее.
  4. Невнимательное отношение к обслуживающему персоналу. Недобросовестные подрядчики могут сорвать сроки, проигнорировать любые договоренности.

А чтобы ни одна из перечисленных ошибок не коснулась вашего ивента, организация деловых мероприятий должна быть проведена профессионалами.

Необычные пространства для ивента

Вовсе не обязательно проводить эвент в классическом ресторане или в привычной офисной обстановке.

Необычным решением для эвента могут стать парковочные места. Около крупных компаний практически всегда обустроена просторная парковка, которая к вечернему или ночному времени начинает пустовать. На ней можно разместить фудкорт, выездной кинотеатр и даже пригласить музыкантов.

Еще одни необычные площадки для мероприятий на открытом воздухе – это взлетные полосы. Это нетривиальное решение для проведения промо-акции, презентации инновационного товара. Большинство аэропортов не работает в темное время дня, поэтому можно использовать их в качестве эксклюзивной event-площадки. Заменить взлетную полосу можно и ангаром для самолетов.

Нередко ивенты проводятся в арт-студиях – например, в продвинутых художественных школах.

Кто такой event-менеджер: его обязанности и навыки

Организация деловых эвентов, бизнес-семинаров и разнообразных тематических вечеринок – «тяжеловесная» расходная статья в любом бюджете. Отказываться от проведения подобных мероприятий тоже не выйдет, поскольку они – неотъемлемая движущая сила общего развития бизнеса. То, как прошел ивент, влияет и на репутацию компании, а в редких случаях даже решает его дальнейшую судьбу. Всеми организационными задачами занимается особый специалист – event-менеджер.

Эвент менеджер: где учиться

Несмотря на то, что сама профессия эвент-менеджера достаточно популярна, современные вузы не имеют профильной образовательной программы в этом направлении. Поэтому те, кому привлекательна профессия event менеджер, обучаются на близких специальностях – «менеджмент», «реклама и PR». Однако ивент-агентом сможет стать и психолог, и декоратор, и даже педагог. Главное – иметь огромное желание.

Однако обучение на эвент менеджера вовсе необязательно проходить сразу после школы. Существует множество онлайн-курсов, с помощью которых можно освоить специальность в любом возрасте и в любое удобное время. Например, подобные курсы предлагают известные образовательные площадки «Skillbox» и «GeekBrains». Существуют и более узконаправленные площадки для обучения – например, «Event University», «Ивентология».

Какие предметы нужно сдавать на эвент менеджера

Частый вопрос среди выпускников школ — как стать ивент менеджером? Сколько классов нужно учиться, какие предметы сдавать в качестве экзаменационных? Разберемся по порядку.

Прежде всего будущий эвент менеджер должен окончить одиннадцать школьных классов, чтобы после этого поступить в вуз. Точный перечень предметов, которые необходимо сдавать, зависит от конкретной специальности и правил самого учреждения. Однако в общем случае выпускнику необходимо пройти следующие экзамены:

  • русский язык;
  • литература;
  • история;
  • иностранный язык (в большинстве случаев – именно английский);
  • обществознание.

Целесообразно выбирать одинаковые для сдачи предметы и для ОГЭ, и для ЕГЭ. Также, зависимо от правил вуза, может потребоваться прохождение внутренних экзаменационных заданий.

Event менеджер: обязанности в профессии

Специалисты по организации ивентов нужны не только в event-агентствах, но и в компаниях по консалтингу, по организации выставочных и досуговых событий. Также event менеджер нередко входит в штат крупнейших фирм с мощной корпоративной культурой.

В общем случае должностные инструкции ивент менеджера предусматривают его главную функцию – планирование и создание ивентов с нуля. Также обязанности ивент менеджера включают:

  • формулировку и проработку концепции всего эвента;
  • написание программы, сценария;
  • подготовку и дальнейшую презентацию всех идей заказчику;
  • формирование сметы ивента, оптимизацию бюджета;
  • переговоры и найм подрядчиков (ведущего, декоратора, флориста и т. д.), а также мониторинг их работы;
  • написание уникальных текстовых мероприятий в проводимом эвенте;
  • координацию всего события: контроль исправности оборудования, работы зон, оперативное решение возникающих организационных проблем.

Плюсы и минусы профессии

Очевидными плюсами профессии эвент-менеджера является ее высочайшая востребованность, возможность обрести полезные и выгодные знакомства. Кроме того, работа достойно оплачивается и идеально подходит для людей-экстравертов, которые обожают коммуникации и вечеринки.

Сама профессия ивент менеджер требует от кандидата высокой стрессоустойчивости. Это крайне напряженная и ненормированная в плане графика работа – это и есть первые минусы специальности.

Еще одним минусом является так называемая мультизадачность. На одного ивент-менеджера возложены сразу и маркетинговые, и рекламные, и логистические задачи. Специалист также распоряжается бюджетом, отвечает за грамотное распределение средств. Кроме того, эвент-агенту иногда приходится начинать все заново, например, в случае, если заказчика не устроил сценарий.

Event менеджер

Как найти event-менеджера в компанию

Организация и проведение мероприятий — задача, посильная исключительно профессионалу. Однако все без исключения компании заинтересованы в квалифицированном штате. Поэтому найденный эвент-специалист должен соответствовать ряду требований.

Найти грамотного и образованного эвент-специалиста можно через разнообразные каналы:

  • посредством поисковой рекламы, социальных сетей;
  • через сайты по поиску места работы, интернет-доски объявлений;
  • на бирже фрилансеров.

Компании можно пойти и другим путем – разместить объявление о поисках эвент-агента самостоятельно. Множество онлайн-площадок предоставляют такую удобную возможность для работодателей.

Перед наймом эвент-менеджера следует узнать о его умениях, опыте. Необходимые event менеджер навыки – творческое и свободное мышление, многозадачность, смекалка, грамотная речь и способность логически мыслить.

Зарплата event-менеджера

Заработная плата такого специалиста как event-менеджер зависит от занимаемой им ступени. Их всего три – начальная ступень (стажер/помощник), агент среднего звена (эвент-менеджер) и специалист руководящего звена (эвент-директор). Вместе с развитием своих навыков, регулярным пополнением портфолио будет расти и заработная плата.

Также размер вознаграждения зависит от места работы – в небольших и средних городах он колеблется от 20 до 80 тысяч рублей. В крупных городах он составит в три-четыре раза выше – от 100 до 300 тысяч ежемесячно. Например, в Москве высококлассный ивент-агент может зарабатывать от 150 тысяч рублей, тогда как в провинциях – не более 60 тысяч.

Стажеры и ассистенты также получают меньше, чем сами эвент-менеджеры. Их зарплата составит ориентировочно от 35 до 50 тысяч рублей. Однако повыситься в должности при упорном труде можно всего лишь за год и даже меньше.

Тимбилдинг — как повысить мотивацию своих сотрудников и сплотить коллектив

Выстраивание и налаживание коммуникации внутри рабочего коллектива – это фундамент продуктивного функционирования всей компании. Важен внутренний настрой каждого из сотрудников, поскольку от этого зависит его работоспособность и желание трудиться в целом. Поэтому в современных компаниях и проводится тимбилдинг – комплекс уникальных мероприятий по оптимизации рабочей атмосферы.

Что такое тимбилдинг

Тимбилдинг представляет собой сбалансированный комплекс мероприятий, целью которых является «строительство» команды.

Изначально тимбилдинг для сотрудников организовывался в формате бизнес-тренинга, однако сейчас это направление стало заметно шире. На сегодняшний день предусмотрены и иные виды выстраивания командного духа:

  1. Упражнения творческого характера. Они основываются на выражении каждым участником собственной креативности, творческих навыков.
  2. Психологические упражнения. Это возможность понять, как мыслят сотрудники, каковы их социальные ориентиры.
  3. Игровые или приключенческие квесты.
  4. Спортивные состязания. Они могут проводиться как внутри одного отделения компании, так и между обособленными ее подразделениями.

Многие компании останавливаются и на нестандартных способах сплочения, организуя экзотические и масштабные мероприятия.

Когда компании нужен тимбилдинг

Понять, что рабочему коллективу необходимо «подтянуть» свои навыки коммуникации и сильнее сплотиться, поможет один из трех признаков.

Во-первых, тимбилдинг просто необходим для предприятий, который стали стремительно расширяться. Это всегда сопровождается увеличением рабочего штата. Причем появление новых людей происходит быстро, что провоцирует напряженность и конфликты со старыми работниками.

Во-вторых, ивенты по командопостроению необходимы в обратной ситуации: при упадке компании или стойком экономическом застое. В этот период сотрудники попросту не знают, если у фирмы хоть какие-то перспективы. Тимбилдинг же поможет им вернуть прежний боевой настрой.

И, в-третьих, тимбилдинг проводят при присутствии тех или иных внутренних проблем фирмы. Например, произошло внезапное сокращение объемов реализации или возник нерегулируемый конфликт между обособленными отделениями.

Цели командообразования

Корпоративный тимбилдинг – это целая концепция, которая преследует огромный список целей:

  • создание позитивного контакта между подчиненными (независимо от того, какую должность они занимают);
  • формирование внутреннего ощущения единства;
  • обучение рабочего штата продуктивному взаимодействию друг с другом;
  • определение новых неформальных лидеров;
  • обеспечение разгрузки подчиненных – как психологической, так и физической;
  • уменьшение напряженности среди сотрудников, решение существующих конфликтных вопросов;
  • борьба с текучестью кадров путем формирования у подчиненных ощущения верности и преданности своему делу;
  • помощь новым сотрудникам «вливаться» в пока еще малознакомый коллектив.

При организации подобного ивента необходимо осознавать, что оно способно и стать причиной развития новых конфликтов. Поэтому разрабатывать мероприятия по строительству команды следует осторожно.

Где провести тимбилдинг

Площадка для тимбилдинга – один из первых организационных вопросов. В зависимости от формата проводимого корпоративного ивента, организовать событие можно на открытом либо закрытом пространстве.

В качестве открытых площадок могут выступить природные ландшафты – например, лесная полянка, парковая зона или футбольное поле. Тимбилдинг на природе – одно из наиболее востребованных решений. Очень популярным местом являются веревочные парки – сотрудники смогут совместно пройти по канатным конструкциям, помогая и страхуя друг друга.

Закрытыми площадками станут рестораны и караоке-бары. Не запрещено провести ивент даже в офисе – главное, чтобы участники чувствовали себя свободно. Не менее интересным решением станет организация ивента по командопостроению на теплоходе. Оно может сопровождаться последующим отдыхом на природе или пикником.

Тимбилдинг для сотрудников Trend Event

Варианты тимбилдинга

Среди красочных вариантов проведения ивента по командообразованию можно выделить такие форматы:

  1. Тимбилдинг квест. Это мероприятие, выстроенное по типу приключенческой игры. Участники должны совместно пережить какую-либо интересную историю, решать загадки и раскрывать тайны.
  2. Барабанный тренинг. Это весьма интересный музыкальный ивент.
  3. Съемка кинофильма. Отличная идея для ивентов развлекательного формата. Это по-настоящему командная работа: одни пишут сценарий, другие мастерят декор, ведут саму видеосъемку и т. д.
  4. Творческое задание. Рассадить подчиненных за столы и дать им задание что-либо смастерить – это не совсем правильное командообразование. Необходимо объединить усилия воедино: например, дать сотрудникам задание по написанию одной большой художественной картины. И тогда каждый участник будет отвечать за тот или иной фрагмент изображения.

Организация тимбилдинга через event-агентство

Создать по-настоящему креативную и увлекательную программу ивента – сложная и скрупулезная задача. Если упустить малейшую деталь при организации корпоратива, все командообразующее мероприятие может превратиться в самый настоящий хаос. А уж о сплочении и повышении боевого духа в такой ситуации можно даже не думать.

То, как провести тимбилдинг в Москве на высочайшем уровне и объединить множество людей, знают профессиональные event-агентства. Организация корпоративных мероприятий — именно то, что стоит доверить профессионалам. Специалисты под ключ разработают эксклюзивный сценарий по тимбилдингу, включат в программу интересные задания, привлекут к работе отобранных и проверенных подрядчиков.

Ивент агентство — чем занимается, как выбрать лучшую компанию

Организация мероприятия любого формата требует полной отдачи. Большинство современных предприятий возлагает эту задачу на специализированные фирмы: это сохраняет время и позволяет рационально израсходовать бюджет. Решаясь доверить организацию корпоративного публичного события агентству, нужно грамотно отобрать event-компанию для сотрудничества. Разберемся, по каким критериям оценивать экспертов и как с первых минут общения понять, что перед нами действительно профессионалы.

Семь критериев профессионального event-агентства

Профессиональное ивент агентство event должно соответствовать следующим критериям:

  1. Внушительный практический опыт. Необходимо узнать, сколько проектов разработало агентство, насколько успешно они прошли.
  2. Положительная репутация на event-рынке.
  3. Высокий уровень коммуникации. Тактичность, оперативность и инициативность – важнейшие части сервиса.
  4. Разработка event-проектов с нуля. Избавление заказчика от любых лишних хлопот – и есть цель обращения к сторонней компании.
  5. Гибкая политика ценообразования.
  6. Автономность. Важно знать, какой перечень услуг агентство оказывает без сторонних подрядчиков. Чем больше квалифицированных работников в штате event-провайдера, тем меньше вероятность возникновения «форс-мажора».
  7. Наличие собственных активов. Стоит обратить внимание на то, есть ли у выбранного агентства какие-либо ресурсы: например, свой личный автопарк или площадка по производству декора.

Эвент агентство: какой вид выбрать

Чтобы выбрать наиболее подходящее бизнес ивент агентство, нужно учесть и тип компании. Он должен соответствовать концепции планируемого мероприятия. Существует три формы event-компаний.

Первая – это крупные компании. Логично, что подобный вариант более подходит масштабным предприятиям. В крупных эвент-агентствах процесс организации событий построен на принципе «конструктора». Заказчику предлагается каталог готовых решений, из которых и собирается финальное мероприятие.

Вторая категория – это небольшие агентства. Подобные эвент-фирмы больше «заточены» под уникальные проекты. Здесь заказчик сможет предлагать свои задумки, непосредственно участвовать в создании проекта и мониторить этот процесс.

И третья категория – это узконаправленные event-провайдеры. Они ориентируются на проведении тренингов и командообразовании.

Как изучить репутацию компании

Каждое современное ивент агентство праздников и корпоративных событий имеет собственный интернет-сайт, а также странички в соцсетях. Именно эта информация поможет изучить и оценить репутацию выбранной компании.

Первым делом следует просмотреть портфолио агентства. Идеально, если на сайте представлен подробный фотоотчет, описание проектов и краткая справка о целях ивента.

Следующее, что нужно изучить – это отзывы. Конечно, сегодня положительный комментарий можно купить за деньги. Поэтому учитывать стоит только те благодарности, которые представлены в формате писем и сопровождаются печатью.

Также оценить репутацию можно исходя из информации о партнерах event-фирмы. Сотрудничество с крупными брендами повышает уровень компании в глазах заказчиков. Если же крупные клиенты избегают выбранного агентства, значит, оно имеет какие-либо весомые недостатки.

Ивент агентство Москва Trend Event

Оцениваем агентство по качеству общения

Прежде чем окончательно соглашаться на услуги ивент агентства, стоит оценить и качество общения с потенциальным клиентом. Сначала заказчик предоставляет компании бриф – своеобразную инструкцию к планируемому ивенту. Получив ответ, следует обратить внимание на:

  1. Скорость получения ответа. Профессионалы отвечают в самые ближайшие сроки с момента получения заявки.
  2. Компетентность. Когда специалист четко знает, что нужно делать для достижения вашей цели – это видно сразу.
  3. Реакция на неудобные или очевидные вопросы. Агрессия, хамство недопустимы.
  4. Умение слышать. Среди эвент-компаний нередко можно встретить «звезд», не желающих учитывать потребности заказчика, «формалистов», выполняющих задачу по стандартной заезженной схеме. Подобные экземпляры следует сразу отсеивать.
  5. Клиентоориентированность. Как правило, уже с первых минут общения становится интуитивно понятно, с кем сотрудничать комфортнее всего.

Почему нельзя выбирать самое дешевое предложение

Конечно, каждой компании хочется максимально сэкономить на проведении ивента и при этом сделать все на «высшем уровне». Однако есть как минимум две причины, по которым не стоит вестись на самое бюджетное предложение от event-компании.

Первая причина связана с тем, что низкая агентская комиссия характерна для «новичков» на рынке ивент-услуг. Они еще не наработали достаточного практического багажа и могут допустить серьезную организационную оплошность. Если планируется масштабное и крайне серьезное мероприятие, следует предварительно оценить целесообразность сотрудничества с начинающими организаторами.

Вторая причина – это формализованный подход или безответственное отношение к реализации эвент-проекта. Существуют агентства, делающие все «в последний момент», что крайне негативно сказывается на конечном исходе.

Как найти event-провайдера в Москве

Конкуренция на московском event-рынке неимоверно высока. Отобрать действительно стоящее ивент агентство Москва может быть непросто.

Профессиональная организация и проведение мероприятий — главное направление работы агентства Trend Event. Это одна из самых перспективных и проверенных эвент-компаний, работавшая с крупнейшими российскими брендами. Агентство разрабатывает и проводит ивенты любого формата под ключ, включая корпоративные, деловые и выездные мероприятия.

Организовать эвент Москва через агентство Trend Event – это лучшее на сегодняшний день решение. Соблюдение дедлайнов, полная прозрачность работы, постоплата и документальное оформление сделки – лишь малая часть преимуществ сотрудничества.

Зачем нужна смета расходов на проведение мероприятий

Мероприятие любого формата – это возможность сплотить коллектив людей, расслабиться и добавить ярких красок в повседневность. Однако каждый ивент подразумевает значительные объемы материальных расходов. После того, как определена концепция будущего события, необходимо пройти на следующий этап – составление сметы мероприятия. Чтобы проводимое торжество не стало фатальным для финансового благополучия фирмы, следует ответственно отнестись к планированию затрат.

Когда начать составление бюджета

Смета корпоративного мероприятия должна разрабатываться заранее – как минимум за полтора месяца до самого ивента. Точный срок зависит от его масштабности. Кроме того, на сроки начала разработки сметы влияет наличие/отсутствие приглашаемых знаменитостей, планируемая степень зрелищности эвента. Если планируется небольшое торжественное событие, на составление бюджета понадобится как раз 1-1,5 месяца – этого вполне достаточно, чтобы учесть все плановые расходы. При подготовке масштабного корпоративного ивента следует начать разработку бюджета за несколько кварталов до события. Например, при организации новогодней вечеринки активные обсуждения начинаются с марта – собираются пожелания коллег, прикидывается ориентировочный бюджет. С августа приступают к углубленной проработке сметы, а уже в декабре проводится ивент.

Как составить смету мероприятия

Ивент любого формата нуждается в подробно проработанном бюджете. Сама смета расходов на проведение мероприятия составляется следующим образом:

  1. Прежде всего определяются затраты на площадку для ивента. Это одна из самых «тяжеловесных» статей расходов. Отдельных расходов потребует и декорирование найденного помещения.
  2. Далее продумывается меню. Бюджет на еду и напитки зависит от выбранного формата подачи: фуршет, масштабный банкет или легкий кофе-брейк. При расчете нужно опираться не на стоимость позиций из меню, а на предполагаемое количество гостей ивента.
  3. Далее рассчитывается бюджет на сопровождающее техническое оснащение: свет и звук. Учитываются также затраты на перевозку оборудования.
  4. После этого планируются расходы на реализацию развлекательной программы, на обслуживающий персонал и подарки.
  5. Также в смете учитываются и возможные дополнительные затраты, не предусмотренные изначально.

Смета на проведение мероприятия: на чем нельзя экономить

Составляемая смета расходов на мероприятие должна быть сбалансированной и скрупулезно продуманной. Недопустимо необоснованно «урезать» одну затратную статью и увеличивать другую. При формировании бюджета нельзя экономить на трех базовых частях ивента – аренде, техническом сопровождении и еде. При арендовании площадки нужно опираться не только на ее стоимость, но и на удобство расположения, вместимость и общее удобство. Категорически недопустимо пытаться «вместить» 500 человек в помещение, рассчитанное максимум на 200-300 присутствующих. Что касается технического сопровождения, эта статья, наряду с арендой, является одной из самых объемных. Нельзя экономить на качестве звука и аудиооборудования (в том числе микрофонов). Без еды и напитков нельзя представить ни один ивент. Даже экономичному меню можно обеспечить необычную и аппетитную подачу.

Смета на проведение мероприятия Trend Event

На чем же экономить?

Бюджет ивента вовсе не обязательно должен быть внушительным. Даже смета на проведение массового мероприятия может быть сбалансирована и оптимизирована так, чтобы расходы были заметно минимизированы. Перечислим способы, помогающие снизить денежные расходы на организацию эвента:

  1. Проведение ивента в «невостребованные» календарные дни. К примеру, ту же новогоднюю вечеринку можно провести в первые недели декабря или же после первых чисел января. Стоимость аренды в предпраздничные и праздничные дни увеличивается чуть ли не в полтора-два раза.
  2. Лучше остановиться на фуршете, чем организовывать банкет. Разный формат подачи угощений позволяет сэкономить до 25-30 процентов.
  3. Алкоголь выгоднее принести на мероприятие самостоятельно: достаточно уплатить пробковый сбор.
  4. Обращение к профессиональному агентству. Очень часто специалисты идут на уступки и дарят клиентам скидку.

Ошибки при самостоятельной разработке бюджета

Смета массового мероприятия, разрабатываемая самостоятельно, нередко содержит фундаментальные ошибки. Самой распространенной проблемой является чрезмерный объем так называемых незначительных затрат. Это приводит к тому, что планируемый бюджет «выползает» за границы. Еще одна ошибка связана с тем, что организатор забывает учесть 3-4 % общей суммы на незапланированные траты – форс-мажорные ситуации. Также ошибкой является несбалансированность составляемой сметы. Расписать большую часть средств на знаменитостей и заказать крошечный фуршет – одна из самых худших идей для ивента. То же касается и обратной ситуации: потратить бюджет на деликатесы и экзотическую кухню, при этом не вкладываясь в развлекательную часть ивента – неоправданно и неправильно.

Сделать самому или обратиться к профессионалам?

Смета мероприятия – только лишь малая часть всего организационного процесса. Взаимодействие с непроверенными подрядчиками грозит срывом всего ивента. При обращении к event-специалистам не придется самостоятельно разрабатывать торжественную программу, производить сметные расчеты и взаимодействовать с другими компаниями. Профессиональные эвент-агентства имеют проверенную и актуальную базу подрядчиков, которые подтвердили свою надежность и добросовестность на практике. Организация маркетинговых мероприятий, доверенная профессионалам – это гарантированный успех и незабываемые впечатления. Профессионалы знают обо всех «подводных камнях» организационного процесса, умеют распознавать скрытые и необоснованные наценки. Взяв с заказчика лишь агентское вознаграждение, ивент-компании с нуля организуют самый яркий праздник.

whatsapp
phone +7 (925) 055 58 77